Задание работнику в письменном виде образец. Управление задачами сотрудников: правила, советы, сервисы

Лучший способ расстаться с конфликтным работником, это договориться о мирном увольнении по соглашению сторон. Но бывает так, что сотрудник не соглашается ни на какие компромиссы и дает понять, что в случае увольнения будет доказывать свою правоту во всех судебных инстанциях. Если очевидно, что после расторжения договора проблемы с сотрудником не закончатся, то важно изначально оценить, располагает ли компания документами, которые подтвердят в суде обоснованность увольнения. В конфликтных ситуациях наиболее популярный способ расстаться с сотрудником — предъявить претензии за систематические нарушения обязанностей и трудовой дисциплины.

Если работодатель считает, что работник некачественно выполняет свои функции, то важно подтвердить два обстоятельства: работник письменно ознакомлен со своими обязанностями и ему поручалось конкретное задание, неисполнение которого вменяется в вину. На этом этапе часто выясняется, что у работника нет должностной инструкции, или же его обязанности сформулированы очень размыто. Лучше составить подробный документ, с которым ознакомить работника под роспись. Если он вдруг откажется это сделать, то данный факт нужно зафиксировать.

Требовать исполнения даже неподписанной инструкции работодатель все равно вправе. Обосновать увольнение можно также и тем, что работник не отличается пунктуальностью и часто опаздывает. Помимо составления актов и получения данных пропускной системы, имеет смысл скорректировать табель рабочего времени. Несмотря на то, что часто суды не считают несоответствие табеля другим доказательствам опозданий критичным нарушением, лучше не рисковать и указать реальное время, проведенное на работе. Ведь если работник пожалуется на работодателя в трудовую инспекцию, они на такое несоответствие обязательно обратят внимание и могут посчитать привлечение работника к дисциплинарной ответственности незаконным.

Предъявить претензии можно, только если сотрудник письменно ознакомлен со своим функционалом

Перед тем как предъявлять претензии к работе сотрудника, важно проверить, ознакомлен ли он надлежащим образом со своими обязанностями. Обычно функционал прописывается в трудовом договоре или в должностной инструкции. Если в одном из этих документов есть подробный перечень того, что работник должен делать в течение рабочего дня, то работодатель имеет полное право привлечь работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение этих обязанностей. Сложнее обстоит дело, когда в трудовом договоре не расписаны детали работы, а должностная инструкция отсутствует. Суды, как правило, в таких ситуациях принимают сторону работника и считают, что работодатель не вправе объявлять работнику выговор, лишать премии или даже увольнять, если конкретные его обязанности документально не закреплены и нет доказательств, что работник должен выполнять именно эту работу. Так, в одном деле работодатель привлек к дисциплинарной ответственности работника за то, что по его халатности произошла поломка оборудования, из-за которой всем остальным работникам в цеху пришлось простаивать полчаса. В суде работнику удалось доказать, что следить за исправностью данного оборудования не было его прямой обязанностью. С учетом того, что с должностной инструкцией работник не был ознакомлен, суд согласился, что действия работодателя были незаконными (определение ВС Республики Карелия от 14.09.2012 по делу № 33-2739/2012). Верховный суд Кабардино-Балкарской Республики также указал, что увольнение работника по ч. 1 ст. 81 ТК РФ при отсутствии у работодателя локальных правовых актов, доведенных до сведения работника, является нарушением положений Трудового кодекса РФ (апелляционное определение от 03.07.2013 по делу № 33-1354/2013).

В случае отсутствия должностной инструкции проблема предъявления конкретных претензий работнику осложняется еще и тем, что не на что сослаться в приказе о привлечении к ответственности. Суды всегда на это обращают внимание. Так, Верховный суд Республики Саха (Якутия) посчитал незаконным объявление работнику выговора, поскольку в приказе отсутствовали ссылки на конкретные положения должностной инструкции или распоряжения работодателя, которые не были выполнены работником (апелляционное определение от 18.06.2012 по делу № 33-1913/2012).

Таким образом, если у работодателя нет доказательств ознакомления работника с должностной инструкцией, обосновать правомерность привлечения его к ответственности будет проблематично. Но из этой ситуации можно выйти двумя путями.

Указать на нарушение работником локальных актов компании. Прежде всего, имеет смысл сослаться на локальные акты компании, в которых сформулированы задачи и функционал сотрудников отдельных подразделений. Таким документом может быть положение об отделе или регламент, например, о договорной работе. Если хотя бы с такими документами работник письменно ознакомлен, то это существенно повысит шансы доказать правомерность объявления замечания или выговора.

Сослаться на долгий срок работы в компании. В некоторых случаях суды принимают во внимание, что работник работал в компании длительное время без должностной инструкции и выполнял аналогичные обязанности. Это трактуется в пользу того, что работник все-таки знал, что конкретно он должен был делать. Так, Московский городской суд в одном из дел указал, что поскольку работник работал в компании с 2005 года, а с 2008 года возглавлял отдел, он не мог не знать о своих обязанностях ().

Но такие случаи, скорее, исключение из правил. Идти в суд без подписанных с работником документов — большой риск. Так, Пермский краевой суд указал, что в силу ТК РФ работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Следовательно, он не может отвечать за неисполнение обязанности, указанной в должностной инструкции, если с этой инструкцией работодатель его не ознакомил (определение от 19.06.2013 по делу № 33-5590).

Поэтому, даже если работник несколько лет работает без должностной инструкции, стоит ее составить и ознакомить его с ней. Идеальный вариант — если работник подпишет ее задним числом, то есть датой принятия на работу. Но если в компании назрел конфликт, то маловероятно, что он согласится это сделать. Ведь он понимает, что работодатель захочет использовать эту инструкцию против него. Поэтому можно попросить работника ознакомиться с ней хотя бы текущей датой. После этого следует проконтролировать, как он будет выполнять свои обязанности, и если он будет халатно к ним относиться, работодатель сможет вполне аргументировано со ссылкой на конкретный документ привлечь его к ответственности. Суды лояльно относятся к тому, что с ней он ознакомлен уже в процессе работы.

Но очень часто в таких ситуациях работник в принципе не согласен со своими обязанностями. Он может утверждать, что отдельные функции, прописанные в инструкции, не относятся к его компетенции и наотрез отказаться ее подписывать. Даже если так произойдет, это не означает, что работодатель не вправе требовать с работника выполнения тех или иных обязанностей. В этом случае отказ работника письменно ознакомиться с инструкцией нужно задокументировать. При этом в акте нужно зафиксировать, что работник действительно ознакомился с содержанием инструкции. В такой ситуации работодатель вправе требовать надлежащего исполнения возложенных на работника обязанностей. В частности, к такому выводу пришел Верховный суд Республики Карелия в апелляционном определении от 15.01.2013 по делу № 33-92/2013 . Рассматривая иск работницы о незаконности увольнения в связи с непрохождением испытательного срока, он признал необоснованным довод работницы, что она была не в курсе своих обязанностей. Он указал, что работница в присутствии комиссии, состоящей из сотрудников работодателя, ознакомилась с должностной инструкцией, однако подписать ее отказалась, что подтверждалось актом.

Таким образом, даже если инструкция не подписана, но доведена до сведения работника, работодатель вправе требовать с него надлежащего выполнения своих обязанностей. Правильно оформленный акт позволит работодателю доказать свою правоту в суде.

Отметку об ознакомлении с инструкцией можно предусмотреть в тексте трудового договора

Проблему с подтверждением факта ознакомления работника с локальными актами работодателя (в том числе и с должностной инструкцией) можно решить следующим образом. В тексте трудового договора перечислить список всех документов, которыми работник должен руководствоваться в работе, и указать, что до подписания договора работник с этими актами ознакомлен. Таким образом, у работодателя будут собранные в одном месте доказательства того, что он довел до сведения работника все основные правила работы в организации. В случае спора работнику будет проблематично опровергнуть, что данные акты он не видел или не знаком с их содержанием. Но в любом случае наличие на руках у работника выданного экземпляра инструкции будет служить весомым аргументом, что работник был в курсе своих обязанностей.

Отказ работника выполнить порученную работу нужно задокументировать

После того, как вопрос с надлежащим ознакомлением работника со своими обязанностями будет решен, нужно зафиксировать факт поручения работнику выполнения конкретных заданий. Лучший способ — выдавать их в письменном виде под роспись. Это сведет к минимуму риск того, что работник сможет каким-то образом уклониться от порученной работы. Письменное задание будет выдавать непосредственный руководитель работника. В тексте задания важно предусмотреть следующую информацию.

Имя и должность сотрудника. Это позволит исключить споры о том, что данное задание направлено не конкретному работнику, а кому-то другому.

Суть задания. Нужно четко и однозначно сформулировать, что именно работник должен сделать, чтобы у него не оставалось пространства для уклонения от работы. Например, если работнику поручается собрать пакет документов для заключения договора с контрагентом, то лучше детально описать список всех необходимых бумаг или сослаться в задании на регламенты, в которых это четко прописано (причем с этими регламентами работник должен быть письменно ознакомлен).

Сроки выполнения задания. В документе нужно обозначить, к какому сроку работник должен выполнить работу. Если в письменном поручении этого прописано не будет, предъявить претензии будет очень проблематично. Работник всегда сможет сказать, что задание у него в работе, но поскольку работодатель не обозначил дедлайн, то он сам расставил приоритеты с учетом других заданий, которые ему тоже поручались.

Очевидно, что практика выдачи письменных заданий четко дает понять работнику, что фактически работодатель запасается доказательствами его недобросовестной работы. Но часто вместо того, чтобы проявить себя наилучшим образом, работник всячески препятствует предъявлению к нему претензий. Например, он может наотрез отказаться получать такое задание. Аргументация может быть любая: начиная с того, что руководитель, который выдал задание, не является его начальником, и, заканчивая тем, что порученная работа выходит за пределы его трудовой функции. Такой отказ следует сразу же заактировать в присутствии не менее двух свидетелей. Это будет доказательством того, что работник отказался выполнять порученную работу, что само по себе также будет являться дисциплинарным проступком, за который работодатель вправе объявить ему замечание или выговор. Главное — ознакомить работника с данным актом (если он отказывается, то сделать на документе соответствующую отметку) и запросить письменное объяснение по поводу его поведения.

Поручение работнику конкретных заданий можно подтвердить электронной перепиской

Поскольку, как мы уже отметили, практика выдачи письменных заданий слишком уж явно дает работнику понять, что работодатель приступил к наступательным действиям, многие работодатели к ней не прибегают. Вместо этого, они направляют подробные задания работнику по электронной почте. Доказать факт неисполнения работником своих обязанностей на основании корпоративной переписки сложно, но реально. Проблемы не возникает, когда работник не отрицает, что в компании принято поручать задания посредством электронной почты. Как правило, все понимают, что в большинстве компаний такой вид коммуникации является общепринятым, и все чаще суды считают такую переписку надлежащим доказательством. Так, в одном деле суд посчитал доказанным факт совершения работником проступка как раз на основании писем, направленных работнику по служебной почте (определение ВС Республики Хакасия от 06.07.2011 по делу № 33-14842011). Сложнее обстоит дело, если работник отрицает факт получения письма от непосредственного руководителя. В этом случае помогут следующие факты.

Локальный акт о правилах пользования служебной электронной почтой. Хорошо, если в компании действует специальный документ, в котором прописано, для каких целей предназначена корпоративная почта, как часто работник должен ее проверять и т. д. Это позволит подтвердить, что работник не мог не знать о том, для чего предназначена внутренняя почта. Разумеется, работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Отчеты о прочитанных сообщениях. Во многих почтовых программах (MS Outlook и др.) можно включить функцию получения отчетов о доставке писем и их прочтении адресатом. В случае спора это также будет доказательством, что работник открыл полученное письмо и ознакомился с его содержимым.

Ответное письмо работника на поручение работодателя. Если работник в переписке подтвердил, что получил поручение работодателя, тот это будет наиболее весомым доказательством того, что он знал о той работе, которую должен выполнить.

Данные входа в компьютерную систему компании. Бывает так, что работник утверждает, что он в принципе не мог получить письмо работодателя, так как в этот день вообще не работал за компьютером. Доказать обратное помогут данные авторизации конкретного сотрудника за рабочим компьютером. Как правило, каждая машина закрепляется за определенным сотрудником и доступ к ней можно получить, только если авторизоваться с помощью своего логина и пароля. Такую информацию можно получить у системного администратора. Это позволит доказать, что работник не мог не получить письмо от работодателя.

Таким образом, если дело дойдет до конфликтного увольнения, подобную переписку можно использовать в суде. На нее также можно ссылаться в приказе об увольнении в графе «основание расторжения трудового договора».

Не исключено, что в суде работник постарается подвергнуть сомнению представленную переписку и будет утверждать, что она является сфальсифицированной. Обезопасить себя можно с помощью заверения такой переписки. Заверить ее можно двумя способами.

Изменение должностных обязанностей не является изменением трудовой функции

Просьба ознакомиться с должностной инструкцией на фоне конфликта с работодателем часто воспринимается в штыки, особенно, если раньше работник работал без каких-либо инструкций. В этой ситуации сотрудники утверждают, что на самом деле работодатель хочет заставить их выполнять работу, о которой они не договаривались, а значит, меняет в одностороннем порядке трудовую функцию, что запрещено. На самом деле, ничего незаконного в действиях работодателя нет. В силу ТК РФ трудовая функция — это работа по определенной должности или профессии. В рамках одной должности работодатель вправе дополнять или конкретизировать обязанности сотрудника. При этом согласия работника на это не требуется. А вот если работодатель решит возложить на работника выполнение обязанностей, не свойственных его должности (например, обязать юриста регулярно закупать оргтехнику и канцтовары), то в этом случае нужно заручиться согласием работника. В случае если работнику вверяется просто другой участок работы, то никаких нарушений в этом нет.

Нотариальное удостоверение. Меньше всего сомнений вызовет у суда переписка, заверенная нотариусом. В силу Основ законодательства РФ о нотариате (утв. Верховным Советом РФ 11.02.1993 № 4462-1; далее — Основы о нотариате) нотариус может осмотреть компьютер, с которого велась переписка с работником и удостоверить факт ее наличия. Проблема в том, что не все нотариусы оказывают такую услугу и стоит она недешево. Кроме того, есть еще один очень важный нюанс: такую услугу нотариус оказывает только в случае, если стороны еще не обратились в суд ( ст. 102 Основ о нотариате). Таким образом, если компания подозревает, что работник в любом случае будет оспаривать свое увольнение, стоит заблаговременно обратиться к нотариусу.

Заверение сотрудниками компании. Если к нотариусу обращаться поздно, то работодатель может сам заверить переписку. Сделать это может, например, сотрудник IT-отдела, а также представитель внутренней службы безопасности. Конечно, к такому доказательству вопросов у суда будет больше, но, тем не менее, это может повлиять на его решение о приобщении такого документа к материалам дела.

Обосновать увольнение можно неоднократными опозданиями

В случае затяжного конфликта с работником уволить его помогут данные о том, насколько пунктуальным является сотрудник. В частности, факт регулярных опозданий является вполне весомым обстоятельством для предъявления к нему претензий. Привлечь работника к дисциплинарной ответственности за опоздания удастся при соблюдении двух базовых условий:

• работник письменно ознакомлен с режимом работы компании;
• имеются доказательства неоднократных опозданий.

Если работник нигде не расписывался в подтверждение того, что он ознакомлен с тем, во сколько начинается и заканчивается его рабочий день, применить к нему дисциплинарные санкции будет сложно. Конечно, можно попробовать убедить суд в том, что работник долго работает в компании и не мог не знать, во сколько ему нужно приходить на работу или уходить с работы, но лучше вызвать его в кадры и довести до его сведения все документы.

Если с документами все в порядке, то важно документально зафиксировать факт опозданий на работу. Это можно сделать следующими способами.

Составить акт об опоздании на работу. Это наиболее простой и действенный способ подтвердить, что работник не явился вовремя на работу. Такой акт составляется сотрудником отдела кадров в присутствии, как правило, двух свидетелей. В нем указывается, во сколько работник фактически пришел на работу. Акт доводится до сведения самого работника под роспись. Если работник отказывается знакомиться с актом, то на нем делается соответствующая отметка.

Получить данные электронной пропускной системы. В отличие от акта, данные пропускной системы являются на сто процентов объективными доказательствами, которые очень сложно заподозрить в фальсификации. Поэтому, как правило, суды всегда лояльно воспринимают такие доказательства в подтверждение позиции работодателя. Даже если у работодателя не было предусмотрено специального локального акта об электронном пропуске, но работник не отрицает, что ему был выдан подобный пропуск, то данные этой системы признаются допустимым доказательством. К такому выводу, в частности, пришел Московский городской суд в апелляционном . Правда, иногда встречается точка зрения, что если пропускная система предназначена для обеспечения безопасности работников, а не учета рабочего времени, такие данные не являются стопроцентным доказательством совершения проступка. Такой вывод содержится в апелляционном . Поэтому, если четкого регламента по использованию электронной пропускной системы нет, то лучше запастись дополнительными доказательствами.

Скорректировать табель рабочего времени. Чтобы подтвердить факт опозданий на работу, имеет смысл сделать корректировку в табеле рабочего времени. В нем должны стоять не восьмерки, а реальное количество времени, которое работник отработал. Часто работодатель этого не делает и оплачивает полностью даже дни, когда работник по факту отработал меньше. Таким образом, у работника появляется шанс в суде указать на несоответствие, например, актов об опозданиях и данных учета рабочего времени. Стоит отметить, что в принципе такое несоответствие не столь критично для работодателя. В настоящее время многие суды считают, что факт опозданий не обязательно должен подтверждаться табелем. В частности, в уже упомянутом апелляционном указано, что если в табелях учета рабочего времени работодатель не отражал факты опозданий на работу, это не говорит, что тот являлся на работу вовремя. Табель учета рабочего времени отражает возможность оплаты заработной платы работнику. Налагая на работника дисциплинарное взыскание, работодатель ставит целью пресечение нарушения впоследствии и недопущение повторения дисциплинарного проступка, а не удержание из его заработной платы. Таким образом, даже в этом случае у работодателя есть шанс доказать правомерность своего решения. Но не стоит забывать, что несогласный с решением работодателя работник может обратиться за защитой своих прав не в суд, а в трудовую инспекцию. Инспекторы, как правило, на такие несоответствия обращают внимание и могут выдать работодателю предписание об отмене вынесенного приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности как раз на основании того, что факт опоздания опровергается табелем учета рабочего времени (апелляционное ).

Факт ознакомления с локальными актами доказать электронной перепиской не получится

Несмотря на то, что электронная переписка все чаще признается судами допустимым доказательством, она не может подтвердить некоторые обстоятельства. В частности то, что работник был ознакомлен с локальными актами работодателя. В силу ст. 68 ТК РФ такие документы должны быть доведены до работника под подпись. Так, в одном деле суд посчитал вину работника в совершении проступка недоказанной, несмотря на представленную электронную переписку. Суд указал, что сведений о том, что работник был ознакомлен с положением о закупочной деятельности и регламентом о договорной работе, представлено не было ().

За повторный проступок сотрудника можно уволить, если за первый уже объявлен выговор или замечание

У работодателя есть весомые шансы законным способом уволить сотрудника, если вкупе с другими нарушениями дисциплины и упущениями в работе, все в порядке и с документами. Но перед тем, как переходить к активным действиям, важно удостовериться в том, что повторное нарушение является весомым обстоятельством для увольнения сотрудника. Суды понимают, что раз работодатель стал фиксировать опоздания, это значит, что у него была цель найти причину избавиться от сотрудника. Значит, нужно убедить арбитров в объективности работодателя. Конечно, увольнение за единичное опоздание на 15-20 минут вряд ли будет серьезным аргументом в обоснование правомерности своих действий. Так, в одном деле суд обратил внимание на то, что работница жила далеко от места нахождения работодателя и опоздала всего на 20 минут. Объявленный ей выговор суд посчитал несоразмерным наказанием (апелляционное определение Липецкого областного суда от 05.10.2011 по делу № 33-703/2012).

Шансов на успешное разрешение спора будет гораздо больше, если ранее работник допускал неоднократные опоздания. Но тут нужно обратить внимание на важный нюанс. Бывает так, что работник действительно не отличается пунктуальностью, но работодатель решил все это ему припомнить, когда конфликт перешел в крайнюю стадию. В итоге за все последние опоздания работодатель просит работника написать объяснительные, а потом объявляет ему серию выговоров. Но на самом деле, даже если работник в течение месяца каждый день опаздывал на работу, работодатель вправе объявить ему не более одного взыскания. Связано это с тем, что увольнение по ч. 1 ст. 81 ТК РФ возможно только в том случае, если после применения к работнику дисциплинарного взыскания, он допустил повторное нарушение. Об этом, в частности, указано в постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2. То есть на момент повторного нарушения первое взыскание должно быть не снято и не погашено. Таким образом, работодатель вправе объявить работнику выговор за серию опозданий или за одно на выбор с учетом месячного срока, установленного на привлечение работника к дисциплинарной ответственности (). И только если дисциплинарное взыскание не оказало своего воспитательного воздействия на работника, и он совершил повторное опоздание (или другой проступок), у работодателя формально появляется право уволить такого сотрудника. Старые проступки, например, совершенные полгода назад, также не стоит припоминать работнику. В части 3 ст. 193 ТК РФ установлен пресекательный срок — 6 месяцев с дня совершения проступка, когда можно объявить выговор.

В случае затяжного конфликта радикальные меры стоит применять с осторожностью

Когда отношения с проблемным работником обострены, часто работодатель хочет усложнить работу сотрудника в компании, чтобы он сам принял решение уйти. Это, в свою очередь, вызывает ответную реакцию у сотрудника и он начинает обращаться в трудовую инспекцию, прокуратуру и нередко проверки выявляют незаконность действий работодателя. Обычно претензии бывают по поводу следующих нарушений.

Работнику изменили рабочее место. Случается так, что работодатель решает отсадить проблемного сотрудника от основного коллектива, переместив его в другой кабинет или даже другой офис компании. В целом, ничего криминального в этом нет. В силу ТК РФ рабочее место относится к дополнительным условиям трудового договора и необязательно должно быть в нем указано. А если оно конкретно не определено, то работодатель вправе переместить работника в другой кабинет, мотивировав это служебной необходимостью. Аналогично обстоит дело с переездом работника в другой офис. Если он также не был прописан в трудовом договоре, можно определить местом работы иное помещение, находящееся по другому адресу. Но если новый офис будет находиться в другой местности, то тут уже без согласия работника не обойтись (). Например, если работник работал в Москве, а работодатель предлагает ему переехать в область. В этом случае работник может опротестовать действия работодателя, если он не одобряет такой переезд. Если же все происходит в рамках одного населенного пункта и в трудовом договоре это условие не конкретизировано, работодатель вправе так поступить. Но нужно понимать, что новое рабочее место должно быть безопасным с точки зрения охраны труда и работник должен иметь возможность выполнять на этом месте свои обязанности. То есть должна быть оргтехника, средства связи и т. д.

Работника лишили премии. Один из наиболее эффективных рычагов воздействия на работодателя, это, конечно же, манипуляции с заработной платой. Если в компании применяется повременно-премиальная система оплаты труда, то работодатель непременно воспользуется возможностью финансово наказать нерадивого работника. Но тут нужно действовать очень осторожно. Сначала стоит проверить, как сформулировано в трудовом договоре условие о выплате премии. Часто формулировки договора не позволяют манипулировать с размером премии, так как указан ее конкретный размер и не определены критерии премирования. Так, в одном деле Санкт-Петербургский городской суд отметил, что в трудовом договоре был указан размер премии и не было ссылок на Положение о премировании и обязательное выполнение производственного плана. Из-за этого суд посчитал, что премия являлась обязательной частью заработной платы и манипулировать ею работодатель не вправе (определение от 23.05.2011 № 33-7516/2011). Похожий вывод содержится и в определении Владимирского областного суда от 02.08.2011 по делу № 33-2450/2011 . Если же в трудовом договоре не указан конкретный размер премии, а прописано условие лишь о возможной выплате премии при достижении определенных критериев, то здесь работодатель вправе манипулировать ее размером. Но в этом случае ему придется доказать, что работник не выполнил определенные условия премирования, указанные в локальном акте. Одним из условий невыплаты премии может быть наличие у работника дисциплинарного взыскания. Чтобы оспорить лишение премии, сначала придется оспорить взыскание.

Работника отстранили от работы. Когда отношения работника и работодателя накалены до предела, последний не хочет, чтобы тот в принципе выполнял какую-то работу в компании. В связи с этим принимается решение об отстранении работника от работы или о введении его в простой. Оба этих способа решения конфликта с работником являются довольно сомнительными. Перечень случаев отстранения от работы носит исчерпывающий характер и закреплен он в Трудового кодекса РФ. Придумывать какие-то специальные основания работодатель не вправе. Поэтому, если работодатель решит поступить таким образом, с очень большой долей вероятности его действия будут признаны незаконными. Установление в отношении конкретного работника режима простоя также является не лучшим выходом из ситуации. Прежде всего, понадобится доказать, что возникло одно из тех обстоятельств, которые дают работодателю право установить режим простоя (). Кроме того, придется сильно постараться убедить суд в обоснованности установления режима простоя в отношении одного сотрудника. Формально в Трудовом кодексе РФ нет прямого запрета на это. Но по общему правилу простой вводится либо в отношении организации в целом, либо конкретного структурного подразделения. В одном деле работодателю удалось доказать правомерность установления простоя одной работнице. Но при этом она работала на конкретном производственном участке, и простой был вызван временным снижением производства продукции (апелляционное определение Липецкого областного суда от 03.10.2012 по делу № 33-2398-2012). Маловероятно, что суд посчитает правомерным введение в отношении офисного сотрудника режима простоя.

Добрый день Максим.

Я так понимаю под прямым руководителем вы понимаете начальника отдела, а под непосредственным руководителем -директора организации, правильно?

1. Ставить задачи в письменном виде под роспись работника руководители предприятия имеют право, законом это не запрещено. Однако вопрос в том, что соблюдена ли при этом субординация?

Порядок подчиненности, оговорен в должностных обязанностях каждого работника. Если в вашей должностной инструкции указано. что вы подчиняетесь только начальнику отдела, то в случае получения указания со стороны вышестоящего руководства вы обязаны начальника отдела поставить в известность о поступившем задании, и дальше действовать в соответствии с его указаниями. Если задание поступило в письменном виде, следовательно и указания начальника отдела для дальнейших действий тоже должны быть в письменном виде.

Если же в должностной инструкции указано. что вы подчиняетесь не только начальнику отдела, но и директору, то поставить начальника отдела в известность тоже нужно, так как он обязан знать чем занимаются его сотрудники, дальше же нужно выполнять указания директора.

Поставить работнику задачу выходящую за пределы его непосредственных трудовых обязанностей нельзя, это противоречит трудовому законодательству. В частности в ст.60 ТК РФ сказано:

Вменить вам дополнительные обязанности без вашего согласия тоже не могут, соответственно, если указание начальника или директора выходит за пределы ваших трудовых функций, то выполнять вы его не обязаны и наказть за это вас не смогут.

Однако, коль существует ситуация подобно вашей, стоит подстраховаться.

Напишите докладную записку на имя директора с указанием всех обстоятельств, вежливо и последовательно. То есть поручено задание такое-то, выполнить не представляется возможным в виду того, что данные обязанности в вашу компетенцию не входят. Этот документ нужно составить в двух экземплярах, официально зарегистрировать через журнал входящей почты. таким образом у вас появиться доказательство вашей невиносности и наказть за неисполнения задания уже будет нельзя.

Если же задание входит в круг ваших обязанностей, но выполнить его допустим в короткие сроки или по иной уважительной причине не представляется возможным, пишите опять же докладную записку с изложением всех обстоятельств. То есть пишите, что для исполнения задания требуется больший срок, по такой-то причине (уважительной конечно). В любом случае пишите, что предприняты определенные шаги, то есть задание выполняется, излагаете все обстоятельства и опять же отправляете директору с помощью регистрации.

Таким образом у вас будет письменное доказательство того, что задание вы пытались выполнить и вашей вины в том, что этого не получилось соответственно нет.

Касаемо вынесения дисциплинарного взыскания, порядок вынесения которого регулируются ст.192-193 ТК РФ. Просто так дисциплинарное взыскание не выносят, нужно соблюсти определенную процедуру, а также предоставить доказательства проступка работника. У вас же уже будет докладная записка с доказательствами вашей невиновности и любые попытки работодателя вас уволить можно опротестовать.

Если у вас такая тяжелая обстановка на работе и руководитель ишет повод для увольнения то есть два выхода. Привлечь инспекцию труда для проверки законности действий работодателя или найти другую работу.

Кстати, при проверке, инспекция труда будет проверять все и вывернет наизнанку все ваше предприятие.

Планы на год составляй весной, планы на день - утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь - это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт - непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

• Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
• Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых - статья в разработке.
• Требования к рабочим отчётам, методика их создания - статья в разработке.
• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой - берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, - “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, - молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” - повелительное наклонение; “регламент: планирование” - именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, - обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, - необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
• Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов - плановые; 1 час - на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов - ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные - не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 - название задачи; 2 - крайний срок выполнения; 3 - планируемое время выполнения.

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и “непредвиденные” -- могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач - это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения - прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов - во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, - это хороший специалист, но плохой руководитель.

Читавшие эту статью, также читали

Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»

Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка

Пошаговый алгоритм постановки задачи сотруднику

Все проблемы от недопонимания. Вы можете иметь лучшую в мире команду, но если не в состоянии правильно поставить задачу, вместо симпатичного загородного домика получите три башни-близнеца и дыру в бюджете. С другой стороны, в команду курьеров не целесообразно набирать эйнштейнов и джобсов, но задачи им тоже ставить необходимо и задачи тоже должны быть выполнены вовремя и в рамках бюджета.

Про правильную постановку задач существует множество статей, книг, видеороликов. Постановка задач - древнее искусство, о чем нам говорят даже берестяные грамоты .