Op basis van de resultaten van het uitgevoerde werk. Schrijven van een rapport over de onderwijspraktijk: structuur, ontwerp, voorbeeld, aanbevelingen

Bij de activiteiten van elke organisatie of bedrijf hoort altijd rapportage. Zelfs als het bedrijf volledig onafhankelijk is en geen hoger management heeft, is een rapport over de activiteiten van een dergelijk bedrijf noodzakelijk voor het management van het bedrijf zelf om de effectiviteit van het werk over een bepaalde periode te beoordelen, om verdere vooruitzichten voor de ontwikkeling op te bouwen. van de campagne.

Het schrijven van een rapport lijkt, net als het schrijven van een zakelijke brief, een simpele vraag... maar waar kunnen zich problemen voordoen?

Meestal hebben degenen die het voor de eerste keer doen, moeite met het opstellen van een rapport over het verrichte werk. Nadat hij zo'n rapport een of twee keer heeft samengesteld en aangepast aan de ontvangen commentaren, ondervindt de specialist die het samenstelt geen bijzondere moeilijkheden meer bij het opstellen van het volgende.
Voor de eerste keer een voortgangsrapportage samenstellen en correct opstellen is niet zo eenvoudig als het op het eerste gezicht lijkt.

Nog iets over het boekhoudkundig rapport

De eenvoudigste qua uitvoering is een boekhoudkundig rapport. Het kan een groot volume hebben en tijdrovend zijn om te compileren, het vereist precisie en nauwkeurigheid bij het compileren ervan, en toch is het iets gemakkelijker te compileren dan een tekstrapport over het verrichte werk. Bij het opstellen van een boekhoudkundig rapport is er doorgaans sprake van een strikt gedefinieerde vorm van rapportering, uitgedrukt in verschillende tabellen.

Je moet deze tabellen invullen met digitale indicatoren van de activiteiten van de organisatie, en dat is alles. Natuurlijk moeten alle indicatoren betrouwbaar zijn en met elkaar worden gecombineerd, maar het is nog steeds gemakkelijker om cijfers te berekenen en in de juiste kolommen in te voegen dan een tekstrapport samen te stellen over het verrichte werk, wanneer u alle aspecten van de activiteiten van de organisatie moet beschrijven. in woorden.

Soms is bij het opstellen van een boekhoudkundig rapport een toelichting vereist. Het is meestal niet groot van volume en er worden enkele cijfers in uitgelegd. Waarom bijvoorbeeld sommige indicatoren zijn gedaald, wat de oorzaak is van de stijging van andere indicatoren, wat is de algemene trend richting groei en ontwikkeling, volgens de cijfers van het rapport.

Classificatie van voortgangsrapportages

Rapporten worden geclassificeerd op basis van twee criteria

• Op tijdstip van de rapportageperiode: dagelijks, wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks, jaarlijks.
• Per samenstelling en volume: een rapport over het werk van één divisie van de organisatie en een rapport over het werk van de hele organisatie.

Het samenstellen van een dagelijkse of wekelijkse voortgangsrapportage is zelden moeilijk. Meestal bestaan ​​ze uit meerdere digitale indicatoren die de belangrijkste activiteiten van de organisatie weerspiegelen. De omvang van de maandelijkse voortgangsrapportages is groter, maar ook vooral uitgedrukt in cijfers. En per kwartaal, halfjaarlijks en jaarlijks gaat het meestal om tekstversies van rapporten over het verrichte werk.

Tekstrapport over het uitgevoerde werk - creatief proces

Het samenstellen van een rapport in cijfers is een verantwoordelijke taak, maar gemakkelijker dan het samenstellen van een competent, gekwalificeerd tekstrapport over het verrichte werk. Het samenstellen van een rapport in tekstvorm is een vorm van creativiteit.

Het moet de activiteiten van een afdeling of de hele organisatie als geheel weerspiegelen, het moet geschreven zijn in documenttaal, maar gemakkelijk te lezen zijn, het mag geen onnodig “water” bevatten, de tekst moet ondersteund worden door cijfers, het moet een vergelijking met de vorige indicatoren van de rapportageperiode of indicatoren van dezelfde periode vorig jaar, en het zou moeten eindigen met enkele conclusies.

Bij het opstellen van een rapport over de activiteiten van de gehele organisatie als geheel, wordt het werk van al haar afdelingen en divisies meestal toegewezen aan het hoofd van de organisatie. De algemene praktijk van het verstrekken van rapporten suggereert dat een hogere autoriteit naar de organisatie die een rapport over het verrichte werk moet opleveren, de structuur van het komende rapport stuurt, waarin wordt aangegeven wat er specifiek moet worden behandeld in het rapport over het verrichte werk, welke cijfers De indicatoren en werkterreinen moeten in het komende rapport tot uiting komen.

Het hoofd van de organisatie laat de afdelingen kennismaken met de structuur van het rapport van elke afdeling, en elke afdeling stelt zijn eigen rapport op over het verrichte werk. De manager controleert alle rapporten, indien nodig, corrigeert deze en genereert een algemeen rapport over de activiteiten van de organisatie.

Basisvereisten voor het opstellen van een voortgangsrapport

En hoewel het opstellen van een rapport over het verrichte werk een creatief proces is en alle aspecten van de activiteiten van de organisatie moet weerspiegelen, is het nog steeds een document en geen essay over een specifiek onderwerp; het moet aan alle eisen van een bedrijf voldoen. document. Daarom mag het voortgangsrapport geen zinnen bevatten met persoonlijke voornaamwoorden, bijvoorbeeld: “Ik zei, zij deden, wij hebben bereikt” en dergelijke. Hier is een klein voorbeeld van welke woordenschat er in de tekst van het rapport zou moeten voorkomen:

“Het aantal verkopen op de technologieafdeling voor het 2e kwartaal van 2014 bedroeg 205.000, wat neerkwam op 27% van het totale aantal verkopen. Dit is 10% meer dan het aantal verkopen over de overeenkomstige periode vorig jaar. De omzet op de technologieafdeling steeg voor het 2e kwartaal met 7% vergeleken met hetzelfde cijfer voor het 1e kwartaal. Deze stijging van het verkoopniveau kwam tot stand door de uitbreiding van de afzetmarkt (creatie van nieuwe verkooppunten, intensivering van het werk van agenten).”

Als je het hebt over het verbeteren van sommige indicatoren, kun je in het rapport over het verrichte werk geen zinnen invoegen als “dankzij het harde werk van de manager, dankzij de verbetering van het werk van het team.” Ten eerste is dit een onjuiste stijl van het opstellen van een bedrijfsdocument, en ten tweede weerspiegelen dergelijke voorstellen niet de ware reden voor het verhogen van het niveau van indicatoren. Wat, voordat de manager niet hard werkte, maar op de een of andere manier? Het team werkte vóór deze rapportageperiode slecht en begon toen om de een of andere reden goed te werken?

Wanneer u een rapport opstelt over het uitgevoerde werk, kunt u in de relevante secties van het rapport een beschrijving invoegen van enkele specifieke gebeurtenissen, acties en presentaties die hebben bijgedragen aan het verbeteren van het werk en het verhogen van de prestaties.

Secties van het voortgangsrapport

Dus, welke secties moet een tekstrapport over het uitgevoerde werk bevatten, als er geen specifieke rapportstructuur aan de voorbereiding ervan is gekoppeld?

• Een inleidend deel, dat een korte beschrijving geeft van de organisatie, haar positie ten opzichte van vergelijkbare organisaties in de stad, regio of andere informatie over de organisatie of regio waar haar activiteiten worden uitgevoerd
• Daarna volgen rapportages over het werk dat per eenheid (afdeling) is verricht. Als de organisatie klein is en geen afdelingen heeft, wordt het grootste deel van het rapport over het verrichte werk samengesteld door het hoofd van de organisatie op basis van de gegevens die door elke specialist van de organisatie zijn verstrekt.
• Het laatste deel, dat de resultaten van het werk van de organisatie voor de verslagperiode samenvat, trekt conclusies over successen en mislukkingen en geeft voorspellingen voor toekomstige activiteiten.

Opties voor voortgangsrapportages

De structuur van het voortgangsrapport kan enkele andere opties bevatten die verband houden met de specifieke kenmerken van de activiteiten van de organisatie, maar het moet de volgende gegevens bevatten:

• Een compleet en objectief rapport over alle activiteiten van de organisatie, met digitale indicatoren, eventueel diagrammen
• Conclusies over het werk van de organisatie gedurende de verslagperiode
• Manieren en vooruitzichten voor de ontwikkeling van de organisatie voor de komende verslagperiode.

Zijn er in uw praktijk gevallen geweest waarin u 24 uur per dag onvermoeibaar met uw armen, benen en andere lichaamsdelen werkte? Het pand is perfect verkoopklaar gemaakt. U heeft de markt al op zijn kop gezet met uw commerciële aanbiedingen, een plan voor verdere acties geschetst en wacht, in volledige harmonie met uzelf, op een logisch resultaat in de vorm van een deal en de daaropvolgende ontvangst van eerlijk verdiende commissies.

Maar op een gegeven moment verschijnt het nummer van uw klant op het telefoonscherm en neemt u, niets vermoedend, rustig de telefoon op. Maar in plaats van dankbaarheid hoor je veel klachten, variërend van het feit dat je helemaal niets doet tot de eis om het contract te ontbinden en bedreigingen. Klinkt bekend?

Voordat je verontwaardigd wordt, stel jezelf in zijn plaats...

De persoon heeft een exclusief contract met u gesloten. Hij heeft je wellicht het duurste bezit toevertrouwd dat hij bezit. Hij geloofde je, hij besloot dat je bijna een tovenaar was en de enige die hem kon helpen. Maar de hele tijd dat je onvermoeibaar doorwerkt, HOORT OF WEET hij niets over jou of je werk! Daardoor groeit het vermoeden dat er niets aan de hand is. Bovendien zullen er altijd ‘goede adviseurs’ zijn uit familieleden, vrienden en kennissen die hem advies zullen geven. hersenspoel ze en intimideer ze met horrorverhalen over ‘bedriegers’, ‘zwarte makelaars’ en ‘hoe duur het is voor dergelijk werk’. Daarom vindt na 7-10 dagen een volledig logische en natuurlijke explosie plaats.

In feite is er een heel eenvoudige manier om dergelijke ontwikkelingen te voorkomen. Het volstaat om de klant wekelijks een rapport te sturen over de uitgevoerde werkzaamheden.

Maak regelmatig aan de hand van een vooraf opgesteld sjabloon een rapport op waarin alle acties en activiteiten van de afgelopen periode staan ​​vermeld. En stuur het per post naar de verkoper. En de klant is tevreden - hij begrijpt wat er gebeurt, dat ze hem niet zijn vergeten, ze werken aan zijn onderwerp en je wordt altijd beschermd tegen ongegronde claims.

Laten we nu de vereisten formuleren voor het document "Verslag over het uitgevoerde werk":

Wat moet er in het rapport staan?

• Contract nummer
• Contacten van agenten
• Lijst met voltooide acties en uitgevoerde activiteiten
• Aanmaakdatum en handtekening van het rapport

Overdrachtsmethoden

• E-mail
• print het uit en lever het persoonlijk in

Verzendtijd rapporteren

• Optimaal vrijdagavond (wanneer u de resultaten van het werk van de week heeft)
• Of na de laatste keuringen in het weekend

BELANGRIJK!

• Als uw rapport een lijst bevat met internetbronnen waarop u advertenties heeft geplaatst, geef dit dan zeker aan links naar deze advertenties
• Als u in de media heeft gepubliceerd, voeg dan een bijlage toe foto of scherm advertenties
• Als u een afzonderlijk presentatie, vergeet deze dan niet bij het rapport te voegen

Door al deze eenvoudige stappen te volgen, beperkt u het aantal dergelijke oproepen snel tot een minimum. En trouwens, het zal veel gemakkelijker voor je worden om de situatie onder controle te houden. Om dit toch al stofvrije werk van het maken van rapporten zoveel mogelijk te vereenvoudigen, raden we u aan een voorbeeld van een kant-en-klaar sjabloon te downloaden.

Over de auteur

Tatjana Porubaymikh. Organisator en hoofd van het adviescentrum Arsenal consult. Parttime mastermind van het project en ideeëngenerator. En ook nog een adviseur. Belangrijkste focus: marketing en copywriting. Tatyana is een marketeer wiens portfolio succesvol geïmplementeerde projecten op een breed scala aan gebieden omvat.

Uit de dialoog over het rapport:
Baas, - Met welke methode bestudeer je de markt?
Het antwoord is: permanente scanmethode!

Rapporteer aan de manager, of Hoe kom je in het hoofd van je baas?

Rapporteren aan de manager is voor iedere medewerker stressvol, ook als de rapportages regelmatig zijn. Het geven van een mondeling rapport met behulp van een verhaal van vijf tot tien minuten dat u heeft voorbereid en uit het hoofd geleerd, is een manier om uw werk aan uw baas over te brengen en uw tactieken en werkplannen aan te passen aan de doelstellingen en strategie van uw baas.

Met behulp van het rapport krijgen de medewerker en manager de informatie die ze nodig hebben, die nodig is voor analyse, activiteitenplanning en evaluatie van de prestaties van zowel de medewerker als de afdeling. Een speciale rol wordt hier weggelegd voor verkoopafdelingen, als winstcentra van de onderneming.

Door de activiteiten van verkoopmedewerkers te monitoren, kan de manager tijdig maatregelen nemen om het werk van zijn ondergeschikten te coördineren en de beschikbare middelen rationeel te verdelen. Een eenvoudig rapport over verkoopvolumes kan de manager niet tevreden stellen, omdat kwantitatieve indicatoren niet alle aspecten van de handelsactiviteit weerspiegelen. Het gebruik van alleen deze indicatoren voor controle vermindert de efficiëntie van het management, omdat het management pas leert over verloren omzet als veelbelovende deals zijn mislukt, de toegang tot nieuwe territoriale markten is vertraagd en potentiële klanten een negatieve indruk hebben van de producten van het bedrijf.

Het verkeerd voorbereiden van een medewerker op een melding ontneemt de leidinggevende betrouwbare en relevante informatie voor het nemen van een beslissing, en roept bovendien veel sturende en verhelderende vragen op tijdens het meldingsproces. Dit verergert de situatie nog verder, omdat de gedachten van de spreker verward raken en zijn geheugen verwoed begint te zoeken naar antwoorden op de gestelde vragen.

De eerste problemen bij het opstellen van een rapportsjabloon ontstaan ​​​​door de invloed van de persoonlijkheid van de manager, het niveau van zijn persoonlijke training, de mate van delegatie van autoriteit aan ondergeschikten en eenvoudigweg het vermogen om eerder ontvangen informatie in het geheugen vast te houden. Dit is waar ondergeschikten hun mislukte rapport gewoonlijk beginnen te rechtvaardigen door te zeggen dat ‘het harnas onder de mantel is gekomen’.

Laten we de bekende 'eerste regel' van een ondergeschikte onthouden: de baas heeft altijd gelijk. Het is niet de manager die zich aanpast aan jouw visie op de structuur van het rapport, maar jij die je aanpast aan zijn wensen.

Hoe kom je in het hoofd van de baas, vraag je?

Er is een manier zonder operatie! Je hebt wat tijd, aandacht, analytisch denken en een moderne gadget nodig in de vorm van een voicerecorder of mobiele telefoon met deze functie. En als je geluk hebt, schrijf je in één of twee rapporten de visie van je baas op het rapporteringsplan op.

Om het onderstaande sjabloon voor mondelinge rapporten te schrijven, hoefde het rapport van de regionale managers van de buitenlandse handel slechts één keer met het hoofd van de onderneming op een dictafoon te worden opgenomen. Gelukkig had de baas, geïrriteerd door de volgende melding, vijf minuten de tijd om te vertellen wat hij graag van zijn specialisten wilde horen.

De voorgestelde versie van het rapportsjabloon bevat twee secties en maximaal drie detailniveaus voor elk ervan, waardoor het, indien nodig, mogelijk is de informatie-inhoud ervan te verminderen of te vergroten. Elke regio wordt ontwikkeld als een afzonderlijk project, waarbij rekening wordt gehouden met menselijke en financiële middelen. In het derde deel wordt een aantal regels geschetst waarmee rekening moet worden gehouden bij het voorbereiden en uitvoeren van de meldprocedure. Maar als je na herhaalde pogingen om de visie van de baas samen te vatten in een redelijk samenhangende sjabloonstructuur faalt, moet je toch naar eigen inzicht een plan voor het rapport opstellen en dit vervolgens aanpassen.

Het rapportsjabloon kan er ongeveer zo uitzien:

1. Huidig ​​project

1. Beoordeel de stand van uitvoering van eerder vastgestelde taken en geplande acties:

1.1. Geef de benadering of afstand tot het geplande resultaat aan.

1.2. Let op de omstandigheden die het behalen van het resultaat of de afstand daartoe aangeven.

1.3. Geef een overzicht van de systemische acties die worden ondernomen.

1.4. Trek conclusies over de resultaten van acties en de vooruitzichten op werk.

2. Indien er een overeenkomst over leveringen bestaat of de koper specifieke belangstelling heeft getoond, verstrek dan de gegevens:

• Korte geschiedenis van eerdere leveringen (inclusief voorgaande jaren)
• Modellen (nomenclatuur)
• Leveringsvoorwaarden
• Betalingsvoorwaarden
• Resultaten van prijsonderhandelingen

3. Rapporteer:

3.1. Bevoorradingsactieplan:

• Aflevertijd
• Productie tijd
• Samenhang van het modellengamma met productiemogelijkheden
• Data (inclusief geplande) van onderhandelingen en/of ondertekening van documenten (lijst van personen en documenten)
• Maak een schets van alternatieve actieplannen

3.2. Analyse van de regionale markt (juiste ontwikkeling ervan en, indien nodig, voortzetting van de werkzaamheden eraan)

4. Geef een formele bevestiging van de conclusies met betrekking tot de projectvooruitzichten of geplande acties en rapporteer over de aanwezigheid van:

4.1. Documentaire bevestiging:

• Beschikbaarheid van contract en/of specificaties (al dan niet ondertekend)
• Beschikbaarheid van applicatie (schriftelijk verzoek)
• Protocol van intentie
• Garantiebrief (elektronisch of regulier)

4.2. Duidelijke mondelinge bevestiging van de bedoelingen van de koper:

• Ontvangen tijdens onderhandelingen in een persoonlijk gesprek
• Ontvangen tijdens telefoongesprekken

5. Trek algemene conclusies over het project (juiste beoordeling).

2. Nieuw project

1. Beoordeel de nieuwe markt:

1.1. Geef de reden (gevolg van welke acties) aan voor het ontstaan ​​van actieve belangstelling voor deze markt en de realiteit ervan.

1.2. Geef een juiste inschatting van de regionale markt en haar vooruitzichten:

• Marktvolume
• Geschiedenis van leveringen van producten (of analogen) aan deze markt (indien aanwezig, wanneer en door wie)

2. Geef aan:

2.1. Feiten die echte interesse in de nieuwe markt voor de producten van uw bedrijf bevestigen:

2.2. Actieplan voor deze markt:

• Aantal producten in het potentiële aanbod
• Modellen (nomenclatuur)
• Plannen voor het houden van tentoonstellingen, onderhandelingen en/of het ondertekenen van documenten (lijst van personen die aan beide kanten deelnemen en documenten die gepland zijn voor ondertekening)
• Consistent actieplan (stap voor stap en met deadlines)

3. Speciale vereisten

Het rapport moet correct zijn:

• Informatie moet een formele bevestiging hebben
• Gebrek aan fantasieën en speculaties
• Beoordeel objectief wat er gebeurt
• Betekenisvolle presentatie
• Tactische (gedetailleerde) details van het werk moeten worden weggelaten
• Details van de melding (wie wie heeft ontmoet, wie heeft gebeld en hoe vaak, brieven hebben verzonden en met wie ze hebben gecommuniceerd) - pas nadat de manager het probleem heeft geïnitieerd
• Vermijd ‘de bal ligt in hun kamp’-antwoorden

Het is aan te raden om het rapport te beginnen met lopende projecten, waarbij je vooral aandacht besteedt aan de voortgang van taken en deadlines die de baas in eerdere vergaderingen heeft vastgelegd of goedgekeurd. Lukt het je om voor het eerste deel goedkeuring of een positieve emotie van de manager te krijgen, dan blijft het tweede deel – voorstellen voor nieuwe projecten – niet zonder zijn aandacht en kan het direct worden voortgezet.

ANTWOORD:
(materiaal opgesteld door I. Kurolesov, leidend juridisch adviseur van SPAR RETAIL CJSC)

Werkgevers eisen steeds vaker rapporten van hun werknemers over het uitgevoerde werk, en het maakt niet uit wat voor soort werk ze doen, welke functies ze bekleden of hoe lang ze al in het bedrijf werken. En in de regel wordt een dergelijk werkgeversrecht niet gespecificeerd in interne documenten van het bedrijf. Desondanks stellen werknemers onvoorwaardelijk rapporten op voor de maand, het kwartaal, het jaar - afhankelijk van het doel van hun voorbereiding (het is immers uiterst moeilijk om bezwaar te maken tegen de werkgever). In het artikel zullen we bespreken waarom een ​​rapport over de uitgevoerde werkzaamheden nodig is, wie en onder welke voorwaarden kan eisen dat het wordt ingediend, wat het moet bevatten, of het moet worden goedgekeurd
zijn vorm en opslag volgens alle regels.

Waar is het rapport voor?

Het is bekend dat de noodzaak om personeel aan te trekken economisch gerechtvaardigd moet zijn, omdat de beloning van ingehuurde werknemers voor een organisatie een kostenpost is, en behoorlijk aanzienlijk. Bijna elk hoofd van een structurele eenheid van een organisatie moet bij het selecteren van werknemers via de personeelsdienst de volgende belangrijke punten tegenover het management rechtvaardigen:
- personeelsbezetting van de eenheid;
- het loonfonds van de afdeling;
- organisatiestructuur van de eenheid;
- functionaliteit van afdelingsmedewerkers;
- vereisten voor kandidaten (opleiding, kwalificaties, werkervaring, professionele vaardigheden, enz.).
Pas nadat het gemotiveerde voorstel van het hoofd van een structurele eenheid om werknemers in dienst te nemen door het management is goedgekeurd, zal het mogelijk zijn vacatures te openen en naar kandidaten te zoeken. Er is echter geen rechtvaardiging voor de noodzaak om deze of gene werknemer te ‘behouden’
eindigt nadat hij is aangenomen. Integendeel, het begint nog maar net. Hij zal dus een hoeveelheid werk moeten verrichten die is bepaald door zijn directe supervisor. Het moet gezegd worden dat in zeldzame organisaties de productienormen worden berekend (dit wordt meestal gedaan door economen en financiers, die, zelfs als ze in het bedrijf werken, altijd werken). hebben belangrijker werk te doen). In de praktijk valt de taak om de hoeveelheid werk te verdelen tussen werknemers van een structurele eenheid in de regel op de schouders van het hoofd van de eenheid, die moet handelen volgens het principe 'elke werknemer moet aan het werk zijn'. Tegelijkertijd moet het hoofd van de eenheid het werk van zijn afdelingen plannen. Om efficiënter te kunnen werken, moet de werknemer op zijn beurt zijn eigen werktijd plannen. Nadat het plan is opgesteld en goedgekeurd door het hoofd van de structurele eenheid op de manier zoals vastgelegd in de organisatie, moet de manager zich er ook aan houden
structurele eenheid en ondergeschikte medewerkers. Om rekening te houden met het werk dat zowel door de eenheid als geheel als door haar individuele werknemers is verricht, is er bij vergelijking met het goedgekeurde plan uiteraard behoefte aan een rapport.
Zo is een werknemersrapport noodzakelijk voor:
- rechtvaardiging van de uitgaven voor de beloning van werknemers van een structurele eenheid;
- het gebruiken ervan als basis voor het indienen van rapportages aan tegenpartijen op grond van civielrechtelijke contracten voor de dienstverlening/uitvoering van werkzaamheden door haar personeel (inclusief outsourcing- en outstaffingovereenkomsten);
- het creëren van een soort orde en het handhaven van de discipline in de eenheid;
- snelle totstandkoming van communicatie: welke medewerker heeft welke werkzaamheden wanneer verricht en (bijvoorbeeld bij conflictsituaties die verband houden met het niet of niet goed uitvoeren van zijn of haar functietaken).

Wanneer is een rapport verplicht?

Het is belangrijk op te merken dat de kwestie van werknemers die rapporten over uitgevoerde werkzaamheden verstrekken, alleen bij wet wordt geregeld als de werknemer op zakenreis wordt gestuurd.

Wat andere gevallen betreft, ligt het voor de hand dat het alleen verplicht is om rapporten over het verrichte werk in te dienen aan die werknemers wier functieverantwoordelijkheden dit omvatten, d.w.z. die dit in de arbeidsovereenkomst en/of functieomschrijving heeft staan. Laten we als voorbeeld fragmenten uit deze documenten aanhalen.

Wie kan een account opvragen?

De vraag rijst: aan wie moet de medewerker zich precies melden? Om dit te kunnen beantwoorden is het belangrijk om te begrijpen aan wie de medewerker direct rapporteert. In de regel wordt deze informatie vermeld in de arbeidsovereenkomst, evenals in de functiebeschrijving (indien aanwezig). De direct leidinggevende van deze medewerker heeft derhalve het recht om van hem een ​​rapport te verlangen. Bovendien heeft hij het recht om niet alleen een rapport te eisen over de uitvoering van de geplande werkzaamheden, maar ook over alle andere.
Let op: een rapportage van een medewerker over verrichte werkzaamheden kan als basis dienen voor een bonussysteem, d.w.z. incentives voor medewerkers van de organisatie. Dan kan de inhoud ervan de volgende indicatoren aangeven voor de benoeming en betaling van bonussen:
- voldoen aan de norm;
- het verrichten van meerwerkzaamheden in het kader van de functieverantwoordelijkheden van de medewerker;
- hoogwaardige en tijdige uitvoering van bijzonder belangrijke taken en bijzonder dringende werkzaamheden, eenmalige managementtaken binnen de functieverantwoordelijkheden van de medewerker, enz. En omgekeerd: als een medewerker werd aangesteld om bepaald werk te verrichten, maar dat om een ​​of andere reden niet deed als u het voltooit, zal het rapport de directe leidinggevende helpen de redenen te identificeren (meer precies, u moet deze zelf aan hem aantonen in het rapport).

Als het rapport ontbreekt

“Wat als een medewerker weigert een rapport in te dienen over de verrichte werkzaamheden”, vragen managers wel eens, “kan hij hiervoor dan gestraft worden?” Theoretisch is het mogelijk. Artikel 192 van de Arbeidswet van de Russische Federatie voorziet in disciplinaire aansprakelijkheid voor het niet of onjuist uitvoeren van zijn arbeidstaken door een werknemer. Dienovereenkomstig heeft de werkgever, indien het indienen van een verslag over het uitgevoerde werk de verantwoordelijkheid is van de werknemer (dat wil zeggen, dit is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst en/of functieomschrijving), bij het niet of onjuist uitvoeren van deze verplichting het recht om de volgende disciplinaire sancties: berisping of berisping (afhankelijk van de ernst van de disciplinaire overtreding).

Het is uiteraard onwaarschijnlijk dat een werkgever in de praktijk een werknemer op deze manier zal straffen omdat hij niet binnen de gestelde termijn een werkrapport heeft ingediend. Bovendien heeft de werkgever niet het rapport zelf nodig, maar de uitvoering van het werk. En meestal heeft een werknemer die op verzoek van de werkgever geen melding heeft gedaan geen problemen met de melding zelf, maar met
het uitvoeren van de opgedragen werkzaamheden. Het is daarom juister dat de werkgever een disciplinaire sanctie specifiek oplegt voor het niet of onjuist uitvoeren van zijn directe arbeidstaken door de werknemer, dan voor het niet indienen van een melding.

Wat staat er in het rapport?

Het rapport van de werknemer kan het volgende bevatten:


- uitgevoerd werk (kan worden vermeld in kwantitatieve of procentuele termen, met vermelding van het tijdstip waarop het werk is voltooid en zonder, enz.):
- geplande werkzaamheden;
- ongeplande werkzaamheden;
- VOOR-EN ACHTERNAAM. en de functie van degene die het werk heeft besteld (of de naam van de klantorganisatie);
- status van het werk (geheel of gedeeltelijk voltooid);
- het resultaat van het werk (er is een document opgesteld, er is een bijeenkomst gehouden, enz.);
- aan wie het resultaat van de werkzaamheden is overgedragen;
- met wie de werknemer tijdens het verrichten van werkzaamheden contact heeft gehad;
- of de uitgevoerde werkzaamheden overeenkomen met het goedgekeurde plan;
- de datum van het rapport, alsmede de periode op basis van de resultaten waarvan het rapport is samengesteld.
Uiteraard zijn dit slechts benaderende onderdelen van het rapport. Het is misschien niet zo gedetailleerd.

Een vereenvoudigde versie van het rapport is geschikt in gevallen waarin een organisatie of een specifieke structurele eenheid een systeem heeft opgezet waarmee werknemers dagelijkse rapporten kunnen indienen. In een vereenvoudigde versie bevat het rapport hoofdzakelijk de volgende elementen:
- VOOR-EN ACHTERNAAM. en de functie van de werknemer;
- structurele eenheid waar de werknemer werkt;
- uitgevoerde werkzaamheden (gepland en ongepland);
- datum van opmaak van het rapport, alsmede de periode op basis van de resultaten waarvan het rapport is samengesteld.
Let op: de melding dient door de medewerker te worden ondertekend en te worden ingeleverd bij de direct leidinggevende.

Moet ik het meldingsformulier goedkeuren?

Zoals bekend bestaat er geen uniform formulier voor het rapport van een werknemer over verrichte werkzaamheden.
In de eerste plaats omdat de wet werknemers niet verplicht dergelijke meldingen te doen.
Ten tweede heeft elke organisatie zijn eigen specifieke activiteiten en leiderschapsstijl. Dit betekent dat het in beginsel onmogelijk is om één rapportageformulier voor iedereen goed te keuren.
Als de organisatie echter een documentstroom heeft opgezet, worden documenten op de juiste manier in aanmerking genomen en opgeslagen, dan zal de goedkeuring van de vorm van werknemersrapporten over het uitgevoerde werk voldoende zijn. U kunt het op een van de volgende manieren goedkeuren:
- als onderdeel van een lokale regelgeving, bijvoorbeeld instructies over kantoorwerk of personeelsreglement (als medewerkers centraal rapporteren over de verrichte werkzaamheden);
- in opdracht (indien medewerkers van slechts bepaalde structuuronderdelen hierbij betrokken zijn).

Moet ik het rapport bewaren?

Ongeacht of het werknemersrapportformulier over de werkzaamheden in de organisatie is goedgekeurd of niet, dergelijke rapporten zijn onderworpen aan opslag. De vraag rijst: hoe lang moeten ze worden bewaard? Regelgevende rechtshandelingen voorzien niet in regels voor het opslaan van rapporten
uitgevoerde werkzaamheden waarvan de voorbereiding niet verplicht is. Niettemin volgen hier enkele fragmenten uit de Lijst met standaard managementarchiefdocumenten van 2010.
Wij raden op basis van bovenstaande items uit de Lijst aan om de volgende bewaartermijnen voor rapportages aan te houden:
- een rapport van een werknemer over de door hem verrichte werkzaamheden (behalve "reiswerk") - binnen 1 jaar;
- een samenvattend rapport over de werkzaamheden van de structurele eenheid - gedurende 5 jaar.

Dit en andere adviezen over actuele onderwerpen vindt u in de informatiebank “Accounting Pers en Boeken” van het systeem “ConsultantPlus”.

Het is erg belangrijk om een ​​duidelijk rapport op te stellen over het verrichte werk, zodat u kort maar bondig de resultaten van uw activiteiten kunt presenteren. Zijn er speciale rapportageregels die u moet kennen als u begint met het schrijven van dergelijke documentatie?

Voortgangsrapport - schrijfvereisten

Waarom moet u een voortgangsrapport schrijven? Rapportage helpt:

1. controle uitoefenen op de uitvoering van hun taken door medewerkers;
2. probleemgebieden identificeren in het werk van een specifieke medewerker en de afdeling als geheel;
3. nagaan of er voldoende moeite is gedaan om de taak op te lossen;
4. het handhaven van de arbeidsdiscipline in het team;
5. rechtvaardigen de kosten van het betalen van werknemers.

Wat zijn de belangrijkste vereisten voor het rapport? U moet op een zakelijke manier over de resultaten van uw werk praten, kort, maar tegelijkertijd het volledige volume van het verrichte werk aangeven.

Een intelligent rapport geeft je niet alleen een idee van hoe goed je hebt gewerkt, maar zet je ook in een gunstig daglicht. Als medewerker die zijn gedachten duidelijk weet te verwoorden, de belangrijkste zaken naar voren brengt en zich niet laat afleiden door onnodige zaken. details.

Voortgangsrapportage - welke soorten zijn er?

Wat de frequentie betreft, kan het rapport wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks zijn.

Soms doet een medewerker verslag van een specifieke gebeurtenis (bijvoorbeeld hoe de presentatie van een nieuw boek is georganiseerd, waarvan de voorbereiding en uitvoering meerdere dagen duurde, of een driedaagse verkooptraining).

De titel van het rapport moet informatie over de timing bevatten, bijvoorbeeld: 'Verslag over het seminar over het beheer van personeelsdossiers op 7-9 oktober 2015.'

Een dienstreisverslag is verplicht voor alle medewerkers, ongeacht de duur ervan.

Een rapport over het verrichte werk kan in tekstvorm en in statistische vorm worden geschreven. Een tekstrapport is een samenhangend verhaal, aangevuld met diverse grafieken, diagrammen en tabellen.

En als u de voorkeur geeft aan een statistische vorm, concentreer u dan op illustratief materiaal, waarvoor u uitleg in de vorm van tekst schrijft.

Rapportstructuur

Er is geen enkele standaard voor het schrijven van een rapport over het verrichte werk, evenals voor de autobiografie van een werknemer. Elke organisatie kan zijn eigen eisen stellen aan de structuur van dergelijke documenten.

De volgende presentatie lijkt bijvoorbeeld logisch: het eerste deel is 'Inleiding', waarin u beknopt de aan u toegewezen taken beschrijft, de methoden die zijn gebruikt om ze op te lossen en het verkregen resultaat.

Beschrijf in het 'Hoofddeel' de volgorde van uw werk in meer detail:

1. voorbereiding voor projectimplementatie;
2. fasen van de implementatie ervan (geef alle gebruikte middelen aan: marketingonderzoek, analytisch werk, experimenten, zakenreizen, betrokkenheid van andere werknemers);
3. problemen en moeilijkheden, als deze zich voordoen;
4. suggesties voor het oplossen van problemen;
5. behaalde resultaat.

Een rapport in tabelvorm ziet er visueler, gestructureerder en beknopter uit.

Als u vaak doorlopende voortgangsrapportages moet opstellen, is het handig om een ​​sjabloon op te stellen waarin u regelmatig de benodigde gegevens moet invoeren.

En om niets belangrijks van de afgelopen werkdag te vergeten, neem een ​​paar minuten uit uw schema en noteer alles wat u hebt gedaan. Anders mis je later zeker iets.

Wanneer u een jaarverslag opstelt, analyseer dan de dynamiek van de behaalde resultaten, vergelijk deze met het voorgaande jaar en geef een prognose voor het volgende jaar.

Voeg als aanvulling op het hoofdgedeelte van het rapport materialen toe die de genoemde feiten bevestigen: kopieën van dankbrieven en vermeldingen in het gastenboek, perspublicaties over gehouden evenementen, cheques en facturen.

Het is beter om het financiële gedeelte in een apart gedeelte op te splitsen, dat moet worden ingevuld zoals vereist door de boekhoudafdeling van uw organisatie.

Het voortgangsrapport sluit het hoofdstuk “Conclusie” af. Daarin formuleer je conclusies en voorstellen die voortkomen uit het verrichte werk, als je deze nuttig acht voor het verbeteren van de activiteiten van jouw organisatie.

Het rapport over de uitgevoerde werkzaamheden wordt afgedrukt op A4-vellen. De pagina's moeten genummerd zijn en een titelpagina hebben.

Als uw document behoorlijk lang is, kunt u afzonderlijk een inhoudsopgave maken. Hierdoor kunt u gemakkelijker door uw rapport navigeren.

Er zou een rapport als dit kunnen zijn:

VOOR-EN ACHTERNAAM.________
Functietitel_________
Onderverdeling_______

Belangrijkste verwezenlijkingen van de afgelopen periode:

• bij professionele activiteiten;
• op het gebied van persoonlijke ontwikkeling.

Wat is er niet gelukt en om welke reden.
Behoefte aan aanvullende opleiding.
Suggesties om de organisatie van uw werk te verbeteren.
Gewenste verantwoordelijkheidsgebieden en loopbaanontwikkeling.
Handtekening_______
Datum van__________

Het vermogen om een ​​intelligent rapport te schrijven over het verrichte werk zal u helpen concreet bewijs te leveren dat u gewetensvol werkt en met uw verantwoordelijkheden omgaat. En bovendien is dit een krachtig argument voor uw superieuren als u besluit de kwestie ter sprake te brengen