Деятельность любой организации или компании всегда предполагает отчётность. Даже если компания вполне самостоятельная, и у неё нет вышестоящего руководства, отчёт о деятельности такой компании необходим руководству самой компании для оценки эффективности работы за какой-то период, для выстраивания дальнейшей перспективы развития кампании.
Составление отчета как и составление делового письма вопрос казалось бы простой... но в чем же могут возникнуть трудности?
Обычно, затруднения в том, как составить отчёт о проделанной работе бывают у тех, кто делает его впервые. Составив, один-два раза такой отчёт, скорректировав его согласно полученным замечаниям, специалист, составляющий его, уже не испытывает особых трудностей в составлении следующего.
Составить отчёт о проделанной работе в первый раз, и составить его правильно, не такая лёгкая задача, как кажется на первый взгляд.
Немного о бухгалтерском отчёте
Наиболее простой, по исполнению, это бухгалтерский отчёт. Он может быть большим по объёму и затратным по времени составления, требует при его составлении точности и аккуратности, и всё же составлять его несколько легче, чем текстовой отчёт о проделанной работе. При составлении бухгалтерского отчёта обычно существует строго определённая форма отчётности, выраженная во всевозможных таблицах.
Нужно заполнить эти таблицы цифровыми показателями деятельности организации, и всё. Конечно, все показатели должны быть достоверными и сочетаться друг с другом, но всё-таки легче подсчитать и вставить в соответствующие графы цифры, чем составлять текстовой отчёт о проделанной работе, когда нужно описать все стороны деятельности организации словами.
Иногда при составлении бухгалтерского отчёта, к нему требуется наличие пояснительной записки. Она обычно не велика по объёму и в ней поясняются некоторые цифры. Например, почему какие-то показатели снизились, чем вызван рост других показателей, какова общая тенденции к росту и развитию, согласно цифрам отчёта.
Классификация отчётов о проделанной работе
Отчёты классифицируются по двум признакам
- По времени периода отчётности: ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые.
- По составу и объёму: отчёт о проделанной работе одного подразделения организации и отчёт о работе всей организации.
Составление ежедневного или еженедельного отчёта о проделанной работе редко вызывает затруднения. Обычно, они состоят из нескольких цифровых показателей, отражающих основную деятельность организации. Объём ежемесячных отчётов о проделанной работе больше, но тоже, в основном, выражен в цифрах. А квартальные, полугодовые и годовые, чаще всего, предполагают текстовые варианты отчётов о проделанной работе.
Текстовой отчёт о проделанной работе - процесс творческий
Составить отчёт в цифрах, задача ответственная, но более лёгкая, чем составить грамотный, квалифицированный текстовой отчёт о проделанной работе. Составить отчёт в текстовом варианте, это своего рода, творчество.
В нём должна быть отражена деятельность какого-то отдела или всей организации в целом, он должен быть написан языком документа, но легко читаться, в нём не должно быть излишней «воды», текст должен подтверждаться цифрами, в нём должно отражаться сравнение с показателями предыдущего отчётного периода или показателями такого же периода прошлого года, и он должен завершаться какими-то выводами.
Составление отчёта о деятельности всей организации в целом, работе всех её отделов и подразделений обычно возлагается на руководителя организации. Общая практика предоставления отчётов предполагает, что вышестоящий орган высылает в организацию, которая должна предоставить отчёт о проделанной работе, структуру предстоящего отчёта, где указывается, что конкретно нужно осветить в отчёте о проделанной работе какие цифры, показатели и направления деятельности должны быть отражены в предстоящем отчёте.
Руководитель организации знакомит отделы со структурой отчёта каждого отдела, и каждый отдел составляет свой отчёт о проделанной работе. Руководитель проверяет все отчёты, если это необходимо, корректирует их, и формирует общий отчёт о деятельности организации.
Основные требования к составлению отчёта о проделанной работе
И хотя составление отчёта о проделанной работе - процесс творческий, и в нём надо отразить все стороны деятельности организации, это всё-таки документ, а не сочинение на определённую тему, он должен отвечать всем требованиям делового документа. Поэтому отчёт о проделанной работе не должен содержать никаких предложений с личными местоимениями, например, «я сказал, они сделали, мы добились» и тому подобное. Вот небольшой пример, какая лексика должна существовать в тексте отчета:
«Количество продаж по отделу техники за 2-й квартал 2014 года - 205000, что составило 27% от общего количества продаж. Это на 10% больше чем количество продаж, за соответствующий период прошлого года. Уровень продаж по отделу техники за 2-й квартал вырос на 7% по сравнению с данным показателем 1-го квартала. Такое повышение уровня продаж произошло благодаря расширению рынка сбыта (созданию новых точек продаж, активизации работы агентов)».
Нельзя вставлять в отчёт о проделанной работе, когда говорится об улучшении каких-то показателей, такие предложения, как «благодаря напряженной работе руководителя, благодаря улучшению работы коллектива». Во-первых, это некорректный стиль составления делового документа, а во-вторых такие предложения не отражают истинную причину повышения уровня показателей. Что, раньше руководитель работал не напряжённо, а кое-как? Коллектив до данного отчётного периода работал плохо, а потом почему-то стал работать хорошо?
При составлении отчёта о проделанной работе, в соответствующие разделы отчёта можно вставить описание каких-то конкретных мероприятий, акций, презентаций, которые способствовали улучшению работы, повышению показателей.
Разделы отчёта о проделанной работе
Итак, какие разделы должен содержать текстовой отчёт о проделанной работе, если к его составлению не прилагается конкретная структура отчёта.
- Вводная часть, где даётся краткое описание организации, её положение среди подобных организаций в городе, регионе, или какие-то другие сведения об организации или регионе, где осуществляется её деятельность
- Далее следуют отчёты о проделанной работе каждого подразделения (отдела). Если организация небольшая и в ней нет отделов, то основную часть отчёта о проделанной работе составляет руководитель организации на основании данных, предоставленных каждым специалистом организации.
- Заключительная часть, где обобщаются результаты работы организации за отчётный период, делаются выводы об успехах и просчётах, даются прогнозы о дальнейшей деятельности.
Варианты отчётов о проделанной работе
Структура отчёта о проделанной работе может иметь и какие-то другие варианты, связанные со спецификой деятельности данной организации, но в ней обязательно должны присутствовать следующие данные:
- Полный и объективный отчёт о всех направлениях деятельности организации, с цифровыми показателями, возможно, диаграммами
- Выводы о работе организации за отчётный период
- Пути и перспективы развития организации на предстоящий отчётный период.
Были ли в вашей практике случаи, когда вы не покладая рук, ног и других частей тела пахали 24 часа в сутки. Идеально подготовили объект к продаже. Уже раскачали рынок своими коммерческими предложениями, наметили план дальнейших действий и, в полной гармонии с собой, ждете закономерного результата в виде сделки и последующего получения честно заработанных комиссионных.
Но в какой-то момент на экране телефона высвечивается номер вашего клиента и вы, ничего не подозревая, спокойно берете трубку. Но вместо благодарности вы слышите множество претензий, начиная с того, что вы вообще ничего не делаете и заканчивая требованием расторгнуть договор и угрозами. Знакомо?
Прежде чем возмущаться, поставьте себя на его место…
Человек заключил с вами эксклюзивный договор. Доверил вам возможно самое дорогое имущество, которым он обладает. Он вам поверил, он решил, что вы почти волшебник только и способный ему помочь. Но потом, все время, что вы работаете не покладая рук, он о вас и о вашей работе ничего НЕ СЛЫШИТ И НЕ ЗНАЕТ! Соответственно растет подозрение, что ничего и не происходит. Более того, всегда найдутся «добрые советчики» из числа родственников, друзей и знакомых, которые будут капать ему на мозги и запугивать страшилками про «обманщиков», о «черных риэлторах» и о том «как это дорого, да за такую работу». Поэтому дней через 7-10 происходит вполне логичный и закономерный взрыв.
На самом деле существует очень простой способ не допустить такого развития событий. Достаточно отправлять клиенту эженедельный отчет о проделанной работе.
Регулярно, по заранее сформированному шаблону, составляйте отчет, в котором будут перечислены все выполненные за прошедшее время действия и мероприятия. И присылайте продавцу по почте. И клиент доволен – он понимает, что происходит, что о нем не забыли, по его теме работают, и вы всегда будете защищены от необоснованных претензий.
Теперь сформируем требования к документу «Отчет о проделанной работе»:
Что обязательно должно быть в отчете
- Номер договора
- Контакты агента
- Перечень выполненных действий и проведенных мероприятий
- Дата создания отчета и подпись
Способы передачи
- электронная почта
- распечатать и передать лично в руки
Время передачи отчета
- Оптимально вечер пятницы, (когда у вас есть итоги недельной работы)
- Либо после последних осмотров на выходных
ВАЖНО!
- Если в вашем отчете присутствует перечень интернет ресурсов, на которых вы разместили объявления, – обязательно укажите ссылки именно на эти объявления
- Если вы делали публикации в СМИ, приложите фото или скрин объявления
- Если вы создали отдельную презентацию , не забудьте приложить ее к отчету
Выполняя все эти нехитрые действия, вы быстро сведете количество подобных звонков к минимуму. И, к слову, вам станет гораздо проще контролировать ситуацию. Ну а чтобы максимально упростить эту и без того непыльную работу по созданию отчетов, предлагаем вам скачать пример готового шаблона.
Об авторе
Татьяна Порубаймих . Организатор и руководитель консалтингового центра Arsenal consult. По совместительству идейный вдохновитель проекта и генератор идей. А также и консультант. Основное направление: маркетинг и копирайтинг. Татьяна - маркетолог, в портфолио у которого успешно реализованные проекты в самых разнообразных направлениях.
Из диалога на отчете:
Босс, - Каким методом вы изучаете рынок?
Ответ, - Методом перманентного сканирования!
Доклад руководителю, или Как залезть в голову своего босса
Доклад руководителю ― это стресс для любого работника, даже если отчеты и носят регулярный характер. Проведение отчета в виде устного доклада при помощи заранее подготовленного и выученного рассказа на пять-десять минут ― это способ рассказать о вашей работе боссу и скорректировать тактику и планы работы в соответствии с целями и стратегией, носителем которых является ваш руководитель.
С помощью отчета работник и руководитель получают необходимую им информацию, которая нужна для анализа, планирования деятельности и оценки деятельности как сотрудника, так и подразделения. Особая роль здесь отводится сбытовым подразделениям, как центрам прибыли предприятия.
Контроль деятельности сотрудников сбыта позволяет руководителю своевременно принимать меры для координации работы своих подчиненных и рационально распределять имеющиеся в наличии ресурсы. Простой отчет об объемах продаж не может удовлетворять руководителя, ибо количественные показатели не отражают всех аспектов торговой деятельности. Применение для контроля только этих показателей снижает эффективность управления, так как руководство узнает об упущенных продажах уже тогда, когда перспективные сделки сорвалась, а выход на новые территориальные рынки замедлился, и у потенциальных клиентов сложилось негативное впечатление о продукции компании.
Неправильная подготовка сотрудника к отчету лишает руководителя достоверной и актуальной информации для принятия решения, а также вызывает в процессе доклада массу наводящих и уточняющих вопросов. Это еще больше усугубляет ситуацию, так как мысль докладчика сбивается, и его память лихорадочно начинает искать ответы на заданные вопросы.
Первые трудности при подготовке шаблона доклада возникают из-за влияния личности руководителя, уровня его личной подготовки, степени делегирования полномочий подчиненным, да и просто способности держать в памяти ранее полученную информацию. Тут обычно подчиненные и начинают оправдывать свой провальный доклад попаданием «шлеи под мантию».
Вспомним всем известное «первое правило» подчиненного ― начальник всегда прав. Не руководитель подстраивается под ваше видение структуры доклада, а вы подстраиваетесь под его требования.
А как влезть в голову босса, спросите вы?
Есть такой способ и без хирургического вмешательства! Вам понадобится немного времени, внимания, аналитического мышления и современный гаджет в виде диктофона или мобильного телефона с такой функцией. И, если повезет, то за один-два отчета вы запишете видение вашего босса на план доклада.
Для написания приведенного ниже шаблона устного доклада понадобилось всего один раз провести запись на диктофон отчет региональных менеджеров внешнеторгового направления у руководителя предприятия. Повезло и в том, что раздраженный очередным докладом босс в течение пяти минут рассказывал, что он хотел бы услышать от своих специалистов.
Предлагаемый вариант шаблона доклада содержит два раздела и до трех уровней детализации каждого из них, что позволяет, при необходимости, либо сократить, либо увеличить его информативность. Каждый регион разрабатывается как отдельный проект с учетом человеческих и финансовых ресурсов. В третьем разделе отмечены ряд правил, которые необходимо учесть при подготовке и проведении процедуры отчета. Но, если после неоднократных попыток обобщить видение босса в достаточно стройную структуру шаблона, это вам не удается, все равно необходимо составить план доклада по своему разумению, а потом вносить в него коррективы.
Шаблон доклада может иметь примерно следующий вид:
1. Текущий проект
1. Дать оценку состояния выполнения ранее поставленных задач и планируемых действий:
1.1. Указать приближение или отдаление от планируемого результата.
1.2. Отметить обстоятельства, указывающие на достижение результата или на отдаление от него.
1.3. Изложить предпринимаемые системные действия.
1.4. Сделать выводы по результату действий и перспективе работы.
2. При наличии договоренности по поставкам или проявлении конкретного интереса покупателем, изложить информацию:
- Краткую историю предыдущих поставок (в том числе за предыдущие годы)
- Модели (номенклатура)
- Условия поставки
- Условия оплаты
- Итоги согласование цен
3. Доложить:
3.1. План действий по поставкам:
- Сроки поставки
- Сроки изготовления
- Согласованность модельного ряда с возможностями производства
- Даты (в том числе планируемые) проведения переговоров и/или подписания документов (перечень лиц и документов)
- Изложить альтернативные планы действий
3.2. Анализ регионального рынка (корректная его проработка, и при необходимости, продолжение работы на нем)
4. Предоставить формальное подтверждение выводов по перспективе проекта или планируемых действий и доложить о наличии:
4.1. Документарного подтверждения:
- Наличие контракта и/или спецификаций (подписанных или нет)
- Наличие заявки (письменный запрос)
- Протокола намерений
- Гарантийного (электронного или обычного) письма
4.2. Внятного устного подтверждения намерений покупателя:
- Полученного в процессе переговоров при личной встрече
- Полученного в процессе телефонных переговоров
5. Сделать обобщающие выводы по проекту (корректная его оценка).
2. Новый проект
1. Дать оценку новому рынку:
1.1. Изложить повод (следствие каких действий) возникновения активного интереса на этом рынке и его реальность.
1.2. Дать корректную оценку региональному рынку и его перспективности:
- Емкость рынка
- Историю поставок продукции (или аналогов) на этот рынок (если были, то когда и кем)
2. Изложить:
2.1. Факты, подтверждающие реальный интерес на новом рынке к продукции вашего предприятия:
2.2. План действий на этом рынке:
- Количество продукции в перспективной поставке
- Модели (номенклатура)
- Планы проведения выставок, переговоров и/или подписания документов (перечень лиц, участвующих с обеих сторон и документов, планируемых к подписанию)
- Последовательный план действий (пошагово и со сроками)
3. Особые требования
Доклад должен быть корректным:
- Информация должна иметь формальное подтверждение
- Отсутствие фантазий и домыслов
- Объективно оценивать происходящее
- Осмысленное изложение
- Тактические (детальные) подробности работы ― должны быть опущены
- Детализация доклада (кто и с кем встречался, кому и сколько раз звонил, послал писем и с кем общался) ― только после инициации вопроса руководителем
- Избегать ответов из серии ― «мяч на их стороне»
Рекомендуется начинать доклад с текущих проектов, где особенно уделить внимание ходу выполнения задач и сроков, поставленных или одобренных боссом при предыдущих встречах. Если вам удастся получить одобрение или положительную эмоцию у руководителя по первой части, то вторая часть ― предложения по новым проектам, не останутся без его внимания и могут тут же получить продолжение.
ОТВЕТ:
(материал подготовлен Ведущий юрисконсультом ЗАО "СПАР РИТЭЙЛ" И.Куролесовым)
Все чаще работодатели требуют у своих сотрудников отчеты о выполненной работе, причем не важно, какую именно они выполняют работу, какие должности занимают, как долго работают в компании. И, как правило, такое право работодателя не прописывается ни в каких внутренних документах компании. Несмотря на это, работники безоговорочно составляют отчеты за месяц, за квартал, за год - в зависимости от цели их подготовки (ведь возразить работодателю крайне сложно). В статье мы поговорим о том, для чего нужен отчет о выполненной работе, кто и при каких условиях может требовать его представить, что он должен содержать, нужно ли утверждать
его форму и хранить по всем правилам.
Для чего нужен отчет?
Известно, что необходимость привлечения персонала должна быть экономически обоснованной, ведь оплата труда наемных работников для организации является статьей расходов, причем довольно существенной. Практически каждый руководитель структурного подразделения организации, подбирая через кадровую службу работников, должен обосновать перед руководством следующие важные моменты:
- штатную численность подразделения;
- фонд оплаты труда подразделения;
- организационную структуру подразделения;
- функционал работников подразделения;
- требования к кандидатам (образование, квалификацию, опыт работы, профессиональные навыки и т.п.).
Только после того как мотивированное предложение руководителя структурного подразделения о найме работников будет одобрено руководством, можно будет открывать вакансии и искать кандидатов. Однако обоснование необходимости "содержания" того или иного работника не
заканчивается после его приема на работу. А, наоборот, только начинается. Так, ему нужно будет выполнять определенный непосредственным руководителем объем работы.Надо сказать, что в редкой организации рассчитываются нормы выработки (осуществляется это обычно силами экономистов и финансистов, у которых, если они и трудятся в компании, всегда есть работа поважнее). На практике задача распределения объема работы между сотрудниками структурного подразделения, как правило, лежит на плечах руководителя подразделения, который должен действовать по принципу "каждый работник должен быть при деле". В то же время руководитель подразделения должен планировать работу своих подопечных. В свою очередь, работник, чтобы трудиться более эффективно, должен и сам планировать свое рабочее время. После того как план будет составлен и утвержден руководителем структурного подразделения в установленном в организации порядке, его необходимо придерживаться и руководителю
структурного подразделения, и подчиненным работникам. Безусловно, для учета проделанной работы как подразделения в целом, так и отдельных его работников, при сопоставлении ее с утвержденным планом возникает потребность в отчете.
Таким образом, отчет работника необходим для:
- обоснования расходов на оплату труда работников структурного подразделения;
- использования его в качестве основы с целью представления отчетов контрагентам по гражданско-правовым договорам об оказании услуг/выполнении работ силами своего персонала (в том числе договоров аутсорсинга и аутстаффинга);
- создания своего рода порядка и соблюдения дисциплины в подразделении;
- быстрого установления связи: кто из работников, когда и какую работу выполнил (например, при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих трудовых обязанностей).
Когда отчет обязателен?
Важно отметить, что вопрос предоставления работниками отчетов о выполненной работе законодательством регламентируется лишь в случае отправления работника в командировку.
Что касается остальных случаев, то очевидно, что следует представлять отчеты о проделанной работе в обязательном порядке лишь тем сотрудникам, в чьи трудовые обязанности это входит, т.е. у кого это прописано в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Приведем в качестве примера выдержки из указанных документов.
Кто может требовать отчета?
Возникает вопрос: перед кем именно работник должен отчитаться? Для ответа на него важно понимать, кому непосредственно работник подчиняется. Как правило, в трудовом договоре, а также должностной инструкции (при ее наличии) эта информация указывается. Следовательно, этот епосредственный руководитель работника и имеет право требовать у него отчет. Причем он имеет право требовать отчет не только о выполнении запланированной работы, но и любой другой.
Обратите внимание: отчет работника о выполненной работе может быть положен в основу системы премирования, т.е. поощрения работников организации. Тогда его содержание может указывать на следующие показатели для назначения и выплаты премий:
- выполнение норматива;
- выполнение дополнительного объема работ в рамках должностных обязанностей работника;
- качественное и оперативное выполнение особо важных заданий и особо срочных работ, разовых заданий руководства в рамках должностных обязанностей работника и др.И наоборот: если работнику было поручено выполнить определенную работу, а он по каким-то причинам ее не выполнил, отчет поможет непосредственному руководителю выявить причины (точнее, вы сами должны ему продемонстрировать их в отчете).
Если отчет отсутствует
"А что, если работник откажется представить отчет о выполненной работе, - спрашивают порой руководители, - можно ли его за это наказать?" Теоретически можно. Статья 192 Трудового кодекса РФ предусматривает дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. Соответственно, если представление отчета о выполненной работе является обязанностью работника (т.е. она закреплена в трудовом договоре и/или должностной инструкции), то за неисполнение или ненадлежащее исполнение этой обязанности работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание или выговор (в зависимости от серьезности дисциплинарного проступка).
Конечно, вряд ли кто-то из работодателей на практике будет таким образом наказывать работника за то, что тот не представил к нужному времени отчет о работе. Тем более что работодателю, скорее, нужен не сам отчет, а выполнение работы. И обычно у работника, который не представил отчет по требованию работодателя, имеются проблемы не с самим отчетом, а с
выполнением порученной работы. Потому работодателю корректнее применить дисциплинарное взыскание именно за невыполнение или ненадлежащее выполнение работником своих прямых трудовых обязанностей, нежели за непредставление отчета.
Что входит в содержание отчета?
Отчет работника может содержать:
- выполненную работу (может перечисляться в количественном или процентном выражении с указанием времени выполнения работы и без такового и т.п.):
- плановую работу;
- внеплановую работу;
- Ф.И.О. и должность лица, являющегося заказчиком работы (либо наименование организации-заказчика);
- статус работы (выполнена полностью или только какая-то часть);
- результат выполнения работы (подготовлен документ, проведена встреча и т.п.);
- кому был передан результат работы;
- с кем работник взаимодействовал при выполнении работы;
- соответствует ли выполненная работа утвержденному плану;
- дату составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.
Безусловно, это лишь приблизительные составляющие отчета. Он может не быть столь подробным.
Упрощенный вариант отчета уместен в случаях, когда в организации или конкретном структурном подразделении установлена система представления работниками ежедневных отчетов. В упрощенном варианте отчет в основном содержит следующие элементы:
- Ф.И.О. и должность работника;
- структурное подразделение, где трудится работник;
- выполненная работа (плановая и внеплановая);
- дата составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.
Обратите внимание: отчет должен быть подписан работником и передан непосредственному руководителю.
Нужно ли утверждать форму отчета?
Унифицированной формы отчета работника о выполненной работе, как известно, не существует.
Во-первых, потому что законодательство не обязывает работников делать такие отчеты.
Во-вторых, у каждой организации есть свои специфика деятельности и стиль руководства. А значит, утвердить единую для всех форму отчета в принципе не представляется возможным.
Однако если в организации налажен документооборот, должным образом учитываются и хранятся документы, то вполне адекватным будет и утверждение формы отчетов работников о выполненной работе. Утвердить ее можно одним из следующих способов:
- в составе локального нормативного акта, например, инструкции по делопроизводству или положения о персонале (если работники централизованно отчитываются о проделанной работе);
- приказом (если работники только отдельных структурных подразделений занимаются этим).
Нужно ли хранить отчет?
Независимо от того, утверждена форма отчета сотрудника о выполненной работе в организации или нет, подобные отчеты подлежат хранению. Возникает вопрос, сколько времени их нужно хранить? Нормативными правовыми актами не предусмотрены правила хранения отчетов о
выполненной работе, составление которых не является обязательным. Тем не менее приведем некоторые выдержки из Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 г.
Рекомендуем, опираясь на приведенные выше пункты Перечня, придерживаться следующих сроков хранения отчетов:
- отчета работника о выполненной им работе (кроме "командировочного") - в течение 1 года;
- сводного отчета о работе структурного подразделения - в течение 5 лет.
Эту и другие консультации по актуальным вопросам вы найдете в информационном банке "Бухгалтерская пресса и книги" системы "КонсультантПлюс".
Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?
Отчет о проделанной работе - требования к написанию
Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:
- осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
- выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
- выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
- поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
- обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.
Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.
Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете - сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.
Отчет о проделанной работе - какие бывают виды
С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.
Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).
В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».
Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.
Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.
А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.
Структура отчета
Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника , нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.
Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.
В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:
- подготовку к осуществлению проекта;
- этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
- проблемы и трудности, если они возникали;
- предложения по устранению сложностей;
- достигнутый результат.
Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.
Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.
А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.
Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.
В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты - копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.
Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.
Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.
Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.
Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление - так в вашем отчете будет легче ориентироваться.
Может быть и такой вариант отчета:
Ф.И.О.________
Должность_________
Подразделение_______
Основные достижения за прошедший период:
- в профессиональной деятельности;
- в плане личностного развития.
Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________
Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы
