Секреты эффективного собрания. Собрание в отделе продаж

По роду деятельности мне приходилось сталкиваться с десятками различных компаний. И большинство из них объединяет одна управленческая проблема - неумение эффективно проводить собрания сотрудников. Значение "митингов" в современной компании сложно переоценить. Если рядовой сотрудник участвует как правило только в еженедельном собрании, что занимает максимум 3-5% его рабочего времени, то работа руководителя высшего звена состоит из общих встреч процентов на пятьдесят. Так что качество этих мероприятий - отнюдь не праздный вопрос. Что же надо сделать, чтобы собрания проходили максимально эффективно? Предлагаю 12 проверенных практикой шагов:

1. Систематизируйте собрания в вашей организации. Определите, какие встречи будут проводиться регулярно и подготовьте для каждого свой регламент. В регламенте опишите частоту (день недели, время) и место проведения, спектр решаемых вопросов, список участников собрания, процесс подготовки и формат итогового документа. Согласуйте регламент с руководителями. Ознакомьте участников собраний с соответствующими регламентами. Сводите к минимуму количество внезапных собраний. Частые экстренные встречи серьезно мешают текущей работе, создают нервозность обстановки и размывают важность общих мероприятий.
2. Разработайте форму отчета, по которой будут готовиться и докладывать участники. Сделайте все, для того, чтобы распечатанный отчет мог уместиться на листе формата А4. Не надо включать в отчет все имеющиеся данные. Будьте краткими. Обозначайте только действительно полезные типы данных.
3. У собрания должна быть цель. И лучше, чтобы этой целью было принятие решения. Простое информирование проще и разумнее сделать по электронной почте.
4. Готовьте участников к собранию. Не стоит приглашать менеджеров, которые не владеют необходимой для принятия решения информацией. Отправьте участникам собрания необходимые материалы с оценкой ситуации, предварительными выводами и предлагаемыми решениями заранее. Тогда на общей встрече вы гораздо быстрее перейдете к принятию решений (что и является целью любого качественного собрания).
5. При условии, что целью собрания является выработка решений (а это должно быть так в 95% случаев) , не приглашайте на на него более 10 участников (максимум 15). Дело в том, что любая группа может принимать эффективные решения только в том случае, если члены этой группы вовлечены в процесс и чувствуют определенную сопричастность. Если участник собрания не видит возможность повлиять на принятие решения, поучаствовать в дискуссии, высказать свою позицию, то он будет вести себя индифферентно, всем своим видом разваливая конструктивный тон общей встречи. Поэтому желание менеджеров позвать как можно больше людей на встречу вместо пользы принесет вред. Задача - грамотно и быстро принять решение, а потом донести это решение вниз (возможно с отдельным собранием менеджеров и управленцев уровня "минус 1"). Приглашайте только тех, кто может повлиять на повышение качества принимаемых решений.
6. Собрание должно проводиться под руководством модератора. Им может выступить руководитель или опытный фасилитатор. Основная задача модератора - следить за соблюдением регламента, за качеством дискуссии и соблюдением конструктивности диалога. Если собрание носит характер мозгового штурма, то лучше, чтобы модератором был не начальник, так как в его присутствии люди будут бояться себя проявлять.
7. Максимально сокращайте продолжительность собрания. Соблюдение регламента (модератор!) поможет вам в этом деле. Я сторонник того, чтобы еженедельное собрание укладывалось в 1 час. При этом я повсеместно наблюдаю, как вместо 1 часа на него каждую неделю тратится 3-4 и более часов! Неоправданная трата времени самых ценных сотрудников! Собрание должно начинаться и заканчиваться вовремя.
8. Разделяйте ответственность. Нельзя, чтобы ведущий (руководитель) сам делал и вступительное слово, и рассказывал о результатах работы, и утверждал решения, и управлял дискуссией. Какой тогда смысл в других людях на встрече? Назначьте ответственного модератора, хорошо знакомого с участниками встречи и разбирающегося в бизнесе компании. Это может быть руководитель отдела HR (лучше избегать модераторов от маркетинга или отдела продаж). Пусть руководитель сделает вступительное слово, обозначит регламент, основные вопросы на эту встречу и даст возможность участникам по очереди высказаться по вопросам собрания. Не желательно, чтобы руководитель высказывал свое мнение первым. Это демотивирует других участников. Но при этом он обязательно должен обозначить и свою позицию по обсуждаемому вопросу.
9. Избегайте публичных осуждений или наказаний сотрудников на общих встречах. Отведите под эти задачи время для личной встречи.
10. Фиксируйте принципиальные договоренности. Начинайте следующее собрание с того, чтобы проверить, выполнены ли договоренности прошлого собрания. И только после этого переходите к текущей работе по формату.
11. Поручите модератору подготовить отчет о встрече и разослать его всем участникам на следующее утро (как самый поздний срок).
12. Будьте настойчивы! Настройка любого процесса требует времени. По опыту могу сказать, что разработка и внедрение системы эффективных групповых процессов очень сложна. Это может занять у вас полгода или даже год. Менеджеры будут саботировать процесс. Много раз будет желание опустить руки, но не сдавайтесь! Путь к отличному результату проходит только через эффективный процесс!

Есть компании, в которых существует традиция проводить собрания персонала. И могу сказать, что ATManagement Group не исключение. Мое успешное действие как исполнительного директора - это каждую пятницу проводить такие собрания.

Кто-то может подумать, что это трата времени персонала, и это время нужно уделять работе. Но для меня это отличная возможность зарядить своих сотрудников и дать подтверждение за отличную работу.

Какие задачи решаю я, когда провожу собрания персонала:

• Сотрудники понимают, как идут дела в компании, я информирую их о новостях.
• Руководители компании берут бОльшую ответственность за свои области и работают более эффективно (я покажу в этой статье, за счет чего это происходит).
• Сотрудники компании нацеливаются на достижение хороших результатов на новой неделе.
• Обмен опытом.

Я думаю, каждому руководителю хотелось бы каждую неделю видеть сотрудников, заряженных на достижение цели и повышение своей результативности. Конечно, одними собраниями этого не достичь, должен быть комплекс действий. Например, статистики (об этом можно узнать из видеокурса «Управление на основе статистик» на сайте www.rb.tv). Но как показывает моя практика - правильно проведенное собрание и регулярность этих собраний - это уже половина успеха.

С чего начать?

Решите, в какие дни Вы будете проводить собрание. Определите время. И начните делать это регулярно. Если Вы решили, что это будет 9.00 понедельника, то каждый понедельник не позже и не раньше проводите их!

Персонал может начать высказывать свои недовольства, «бубнеть», но кто в доме хозяин?! :) Уверяю Вас, через месяц таких еженедельных собраний Ваши сотрудники будут первыми приходить на работу!

Собрание я предпочитаю начинать с «переклички». Если компания небольшая, то можно делать это по именам. Я делаю перекличку по отделениям - как Вам будет удобно.

Проблемы и их решения

Этот этап собрания мне нравится больше всего.

Согласитесь, чаще всего проблемы решает сам руководитель. И как ценно, когда сотрудники приходят к нам не с вопросами, а уже с ответами! Эта часть собрания нацелена на то, чтобы сотрудники рассказали о том, с какими проблемами они столкнулись на прошлой неделе и как с ними справились. На этом этапе важно услышать именно уже решенные проблемы.

Вы можете начать эту часть с вопроса: «У кого на этой неделе были проблемы?» И Ваши сотрудники поднимут руки. После чего следует очередной вопрос: «А кто справился с этими проблемами?» И дальше попросите рассказать, как сотрудники справились со сложными ситуациями в своей работе.

Возможно, поначалу рук будет не так много, но чем дальше в лес, тем больше дров:) Когда в нашей компании было 20 человек, эта часть собрания длилась 20 минут. Сейчас, когда в Питерском офисе 40 человек, об успешных действиях и решениях проблем мы можем говорить часами.

Что интересно: чем продуктивнее была неделя, тем больше было проблем, с которыми люди справились. А когда сотрудники слушают, какие проблемы смогли решить их коллеги, они верят, что нет неразрешимых ситуаций, и они могут справиться с любыми сложностями. И вот еще: какие-то успешные действия Маши Петровой могут стать очень полезными в работе Васи Иванова.

Планы на неделю

После того, как сотрудники поделились своими успешными действиями, решениями проблем, я перехожу к общим объявлениям.

Что это может быть: новые акции для клиентов, новые правила компании, представление новых сотрудников или переводы на должности, праздничные дни и прочее.

Теперь исполнительный директор передает слово своим помощникам: коммерческому директору/директору по производству/ директору по развитию. Если в Вашей компании нет этих директоров, но есть ответственные за разные подразделения, то это их час.

По очереди руководители областей демонстрируют результаты за прошлую неделю (мы показываем статистики, это очень наглядно) и говорят, что было сделано их подразделением и что они планируют сделать.

Коммерческий директор говорит об общем доходе компании, планах по маркетингу и пр.

Директор по производству - о том, какие успехи на производстве, как дела с предоставлением услуг и так далее.

И завершающий этап проведения собрания - это так называемая раздача слонов. На общем собрании персонала мы всегда хвалим хорошие показатели, но никогда при людях не ругаем. Отчитать лучше тет-а-тет. Если за неделю у кого-то из сотрудников были выдающиеся показатели, именно на собрании самое время отметить таких молодцов публично.

Под завершение обязательно поблагодарите всех сотрудников за работу на прошлой неделе, напомните, какие цели стоят на следующую. В конце можете прочитать какую-нибудь вдохновляющую цитату. Собрание всегда должно закончиться на позитивной ноте!

Таким образом, «цель собраний персонала заключается в том, чтобы выработать у команды дух взаимного сотрудничества, а также скоординированность действий. Это показывает прямую зависимость между величиной их премиальных и производством - и тем самым дает возможность группе контролировать свой доход». (Л. Рон Хаббард, статья «Еженедельные собрания персонала»)

Поэкспериментируйте с таким вариантом собрания у себя в компании, а я буду рада услышать Ваши успехи или вопросы.

Интересных Вам собраний!

Объявите, что совещание начнется в 14:00, и оно начнется не раньше 14:10. Назначьте заседание на 10:13, и служащие поймут вас буквально.

Сирил Норткот Паркинсон

В этом обзоре: как провести эффективно собрание, что является критериями эффективности собраний. А также будут расмотрены основные этапы и правила, которое помогут провести качественно собрание и достичь поставленных целей.

Чтобы определить эффективность собраний, проведите эксперимент. Тщательно записывайте все вопросы, с которыми к Вам обращаются подчиненные (в индивидуальном порядке, по электронной почте). Посчитайте число обращений. Подумайте, какие из этих вопросов можно решить один раз на собрании и подсчитайте, сколько времени Вы сэкономите.

По мере совершенствования Вашей техники проведения собраний, количество таких «отвлекающих» обращений обязательно уменьшится.

Во многих организациях не принято считать собрания рабочим инструментом, позволяющим решать повседневные задачи. В основном, собрания проводятся хаотично, от случая к случаю, они не подготовлены, Руководитель вести их не умеет. Поэтому многие участники собраний воспринимают информацию неверно («не услышал», «не понял», «забыл»), нужные решения не принимаются (откладываются и повисают), а если и принимаются — частенько не исполняются.

Статистика говорит следующее: «Когда руководители начинают проводить собрания со своими подчиненными, они вначале не придают им большого значения и не ждут от них многого. Но чем дольше они проводят собрания, тем они становятся полезнее. Во-первых, они таким образом «спихивают» 90% рутины. Руководителям не нужно так жестко контролировать сотрудников — результаты говорят сами за себя, и это отлично стимулирует персонал. Собрания помогают упорядочить работу Компании, и сразу становится видно, что надо делать дальше.

Но для того, чтобы собрания действительно заработали, нужно учесть очень много тонкостей его проведения.

Опытный руководитель знает, что собрания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри Компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять степень приближения к целям и разрушать барьеры между сотрудниками. Если Вы не будете проводить собрания с вашими подчиненными, то возникнет проблема слухов, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а затем и к потере управляемости.

Качественно организованное и проведенное собрание позволяет:

• оперативно решить текущие проблемы в коллективе;
• замотивировать персонал на выполнение плана;
• собрать мнения и протестировать планируемые изменения;
• сформировать из коллектива команду;
• продвинуть Компанию вперед наиболее быстро и с минимальными затратами;

К сожалению, как правильно проводить собрания в ВУЗах не учат…

С некоторыми наиболее часто встречающимися ошибками при проведении собраний и приемами их исправления мы познакомимся с Вами на этом обзоре.

При проведении собраний нужно учитывать 3 основных момента:

• ВО ВРЕМЯ
• и ПОСЛЕ собрания.

Что нужно сделать ДО собрания?

1. Выделите несколько видов собраний, которые будете проводить регулярно. Определите их регламент и проводите по расписанию. Пока Вы не будете собираться регулярно, Ваша команда не будет развиваться.

2. Внезапные собрания вызывают лишние разговоры, беспокойство, а иногда — страх администраторов. Организуйте такие собрания крайне редко, только в случае «пожара». На экстренных собраниях разбирайте только один вопрос. Экстренные собрания должны быть короткими (старайтесь уложиться максимум в 45 минут, даже если надо решить сложный и тяжелый вопрос). Четко сформулируйте и сообщите заранее: цель собрания, участников, время с …до…, место. Пусть сотрудники не собираются без нужды, а спокойно занимаются своим основным делом, а именно — зарабатывают деньги.

3. Крайне сложно готовиться к каждому собранию. Где найти на это время? Поэтому оптимально сделать один раз Регламент собраний , в котором вы пропишите все важные аспекты: регулярность собрания (ежемесячное/еженедельное), время и место проведения собрания, участники, вопросы к собранию. Теперь Вам надо готовить не собрание, а только информацию по каждому вопросу.

4. Дублирование информации на разных собраниях вызывает общее недовольство администраторов — каждый ценит свое время. Рассматривайте только насущные вопросы. Не повторяйтесь — делайте обобщения, ссылки. Все, что можно, перенесите на доску в наглядном виде — таблицы, графики. Тогда не надо будет зачитывать, сразу можно переходить к анализу. (Кроме того, по некоторым оценкам, до 55% людей — визуалы, и на слух воспринимают новую информацию плохо — не более 7% всей информации).

5. Создайте форму Отчета , по которой будет докладывать каждый.
Во-первых, каждый будет знать, что конкретно он должен сказать и подготовит цифры заранее.
Во-вторых, этот отчет Вы сможете увидеть заранее, а значит подготовиться к собранию и сделать анализ информации, выводы, продумать решения.
В-третьих, информация останется для истории / статистики, что для бизнеса — бесценно.
По вопросам, которые не относятся к регулярным, готовьте информацию отдельно.

6. Продумывайте тщательно, что Вы хотите добиться по каждому вопросу и как конкретно Вы это сделаете. По возможности, проговорите текст сами себе или кому-то еще. Убирайте лишние слова. Говорите четко и просто. Готовьтесь каждый раз — это сэкономит Ваше время и время ваших сотрудников.

Что нужно сделать ВО ВРЕМЯ собрания?

1. Если кого-то нет на собрании, позаботьтесь о том, как они могут узнать о принятых решениях. В начале собрания назначьте ответственного, который запишет основные моменты и задания.

2. Научитесь самодисциплине, разработайте Регламент собрания и не поддавайтесь на искушения и «творческие порывы». Собрания лучше не пропускать: если еженедельное собрание совпало с праздничным днем, перенесите его на другой день и сообщите об этом на предыдущем собрании.
Начинайте всегда вовремя! Никогда никого не ждите -«корабль уходит точно по расписанию». Только так вы сможете приучить всех собираться точно по Регламенту.
Если пришло время изменить Регламент, письменно внесите изменения, сообщите всем об этом, и снова живите по Регламенту.

3. Не давайте выступающему уходить от Регламента . Сразу прерывайте: «Ваше время истекло. Вы отклонились от темы». Ведите собрание по такой процедуре: вопрос поставили, все доложили, обозначили проблему, все высказались. Руководитель подвел итог, спросил: «Есть еще вопросы и мнения по данному пункту? Нет. Переходим дальше». Участников тоже надо учить грамотно, участвовать в собраниях.
Сначала надо объяснить правила игры, а потом их соблюдать: прерывать болтунов, давать — кратко и ёмко — оценку информации и дел.

4. Если на собрание возникает тягостная и занудная обстановка, то возможно, обсуждаются неактуальные вопросы — важные вопросы включают всех. Или подчиненные закрыты, они Вам не доверяют, боятся высказывать свое мнение. А может быть, все просто устали.
Всегда следите за настроениями присутствующих. Быстро реагируйте на ситуацию. Старайтесь разряжать обстановку, шутите. Пусть участники улыбнутся — и вопросы решатся быстрее.

5. Каждый участник должен выступить. Руководитель начинает и заканчивает собрание — используйте эти моменты максимально эффективно. У каждого должно быть «слово» как по текущим вопросам, так и по вопросам развития. Одна реплика выступающего не должна превышать 3-5 минут. Включая Руководителя.
Как результат — все включены и активно участвуют в решении вопросов.

6. Пусть каждый сотрудник докладывает о своих результатах самостоятельно.

7. Дайте высказаться сначала каждому, вовлекайте в дискуссию, спрашивайте мнение каждого.

8. Руководитель должен знать, когда и как правильно похвалить и пожурить, подбодрить и наказать, и собрание — самое правильное место для этого. Получите информацию до собрания и подготовьте Ваше мнение, а при необходимости — это поможет быстро реагировать на факты и оказать сразу нужное воздействие на коллектив. Иногда заранее подготовиться не получается, а реагировать надо быстро, отложить вопрос и сказать: «Я подумаю» — нельзя. Самый простой способ решить технологично эту проблему — сравнивать цифры за прошлый период с последними результатами. Должен быть только рост. У кого рост — тот молодец. У кого нет роста — красный сигнал. Можно плясать от плана: «Дотягиваем? Как можем увеличить показатели?»

9. Если вдруг на собрании возникает необходимость обсуждения неподготовленного вопроса и скоропалительное принятие решения на самом собрании, то Вы отложите обсуждение и тем более принятие решение. Самое большее, что Вы можете сделать — выслушать мнение других участников, если для них это тоже актуально. Запишите вопрос, чтобы не забыть. Вернитесь к нему после собрания и решите, что с ним делать.

10. Крайне осторожно пользуйтесь инструментом «казни»- очень велика его сила, вы можете обратить ее против себя. Если не ругать нельзя — всыпьте самому сильному. Остальные все поймут сами. Никогда не ругайте всех сразу, чтобы не становиться в оппозицию к коллективу. Гораздо эффективнее проводить «разборы полетов» по схеме: «Мы ошиблись, сделали то-то, и вот к чему это привело. Как будем исправлять ситуацию, и как не допустим это в следующий раз?»

11. Результатом каждого собрания должны быть действия, конкретные дела , иначе нет смысла собираться. К концу собрания каждый должен знать, что и как он должен делать для воплощения в жизнь принятых решений. Задача Руководителя проверить, что ответственные действительно взяли на себя ответственность и готовы к реализации поставленных задач. Для этого проведите оценку рисков, спросите каждого участика: «Что может помешать тебе добиться поставленных целей? Какие риски ты видишь?». Если принять решение в рамках данного собрания невозможно, скажите, где и когда будет оно принято и кто ответственный за это.

Что нужно сделать ПОСЛЕ собрания?

1. Выйдя с собрания, участники должны иметь четкое представление о состоянии дел в Компании и о том, что каждый лично должен сделать для продвижения к общей и личной цели. Оставьте после собрания документальные следы: назначьте ответственного за ведение Протокола собрания, пусть он записывает принятые решения.

2. Принятые решения должны контролироваться Руководителем , проверяться, внедряться. Если Вы позволили себе хоть раз «спустить на тормозах» реализацию ваших общих решений, то почему кто-то будет в следующий раз выполнять другие решения собраний? Не проводите следующее собрание, распустите людей — идите воплощать принятые решения.

3. Руководитель должен делать анализ своих ошибок после проведения собрания. Просмотрите еще раз план собрания. Прокрутите в голове, как Вы это делали. Запишите рекомендации себе

Как часто Вам нужно проводить собрания с вашими сотрудниками? Как Вы считаете? От чего это зависит?

«Разбор полетов» по типовым проблемам вполне уместно делать на ежемесячных собраниях, если у вас такие проводятся.Если срочно нужно донести сотрудникам информацию, связанную с какими-либо изменениями в Компании, можно эти изменения донести в электронном виде.

Есть другой интересный способ проверить качество Ваших собраний — это узнать, как к нему относятся отсутствующие. Почему их не было на собрании? Они расстроились, что пропустили собрание и дотошно выясняют у присутствующих, что прошло мимо них. Или у них оказались дела поважнее? Делайте соответствующие выводы.

Помните о том, что регламент собраний надо также регулярно менять. Это касается как рассматриваемых вопросов, так и частоты собрания. Ваши подчиненные растут, учатся работать: и докладывать, и решать вопросы. Постепенно сокращайте время на обзор текущей ситуации. Увеличивайте время на решение вопросов и конечно, на вопросы их развития. Еженедельный ритм позволит успеть выполнить задания к собранию. На них надо время, а текущую работу никто не отменял.

Все готовы работать?

Да….

Прекрасно, идем и работаем!

Знакома ситуация?

Собрание смены является самым ценным элементом общения с Вашими сотрудниками. Вы получаете возможность мотивировать их, информировать о том, какие ключевые темы и вопросы необходимо решить сегодня и выслушать их идеи и предложения.

Основные цели собрания смены:

1. Повысить энтузиазм сотрудников, которые должны понимать конкретные цели, поставленные на данный день (мотивация на уровне личности);

2. Добиться успешной работы в команде (мотивация группы);

3. Увеличить объем продаж и уровень выручки, предоставляя безупречное качество обслуживания;

4. Постановка цели и определение конкретной задачи на смену. (Например, план на декабрь 2 000 000 рублей, план на день 64 516 рублей).

Способы, при помощи которых можно достичь заявленных целей собрания:

1. Мотивация сотрудников

2. Информирование сотрудников

3. Эффективное выслушивание сотрудников

Собрания

Они позволяют проводить непрерывное обучение, нацеленное на выполнение конкретных задач, не отводя на это много времени. Поэтому, можно говорить о наличии следующих преимуществ подобного способа.

Преимущества :

Для покупателя - улучшение атмосферы обслуживания.

Для персонала - возможность непрерывного обучения, повышение квалификации.

Для руководителя, директора магазина - улучшения взаимопонимания с персоналом, выявление потребностей сотрудников.

Для организации - формирование корпоративной культуры организации и командного духа ее сотрудников.

Стандарты проведения собрания смены

При проведении собрания смен необходимо следовать определенным стандартам, среди них следующие:

1. Структура собрания должна быть простой

2. Проверяйте на практике, как сотрудники усвоили информацию

3. Подводите итоги собрания

4. Прогнозируйте и эффективно решайте возникающие проблемы

5. Делайте заключительный обзор

Структура собрания должна быть простой

Приветствие – может быть разным, в зависимости от стиля ведения собрания управляющим. Основная цель приветствия, привлечь внимание всех сотрудников, а также это подходящее время проинформировать сотрудников о том, какой у Вас объем продаж в магазине на сегодняшний момент.

Вкратце сообщите им те основные вопросы , о которых Вы собираетесь говорить на сегодняшнем собрании. Т.о. Вы сделаете краткий обзор содержания Вашего собрания. Обзор должен быть обязательно коротким, например:

«Сегодня мы обсудим способы увеличения объема продаж и то, что мы будем делать в праздничные дни».

«Сегодня мы с вами повторим этап вступления в контакт с покупателем, так как он является одним из самых важных. Ведь именно на этом этапе клиент решает: хочет он с вами общаться или нет».

Основная часть собрания

В основной части проведения собрания Вы должны разъяснить сотрудникам каждый основной вопрос, при этом следует использовать эффективные способы изложения информации, чтобы сотрудники лучше запомнили основные пункты и общее содержание собрания.

Например : название темы – использование существующих возможностей для повышения продаж. Обсудите с сотрудниками, как можно улучшить качество обслуживания клиентов в период праздничных дней.

Используйте управляемую дискуссию . Попросите сотрудников предложить свои идеи, свои мысли по теме собрания. Запишите все варианты ответов.

Вопросы и ответы

На этом этапе Вы имеете возможность получить обратную связь от сотрудников. Они могут задавать Вам вопросы, которые относятся или нет к основным темам обсуждения. Предоставляя обратную связь и, задавая вопросы, Вы должны быть конкретны.

Например: Нужна ли Вам, какая либо информация по организации работы в праздничные дни?

Обзор

На данном этапе Вам необходимо кратко напомнить о том, о чем Вы говорили в течение всего собрания.

В конце собрания Вы должны сделать заключительный обзор целей, которые Вы установили на данную смену, чтобы сотрудники почувствовали их важность и чтобы Вы смогли убедиться, что эти цели понятны, конкретны и реально выполнимы . Обзор должен быть коротким, и он не должен добавлять новых идей. Будет лучше, если Вы будете задавать открытые вопросы по ключевым темам, которые обсуждались во время проведения собрания.

Например: «Ирина, расскажи нам, пожалуйста, что ты сегодня узнала о том, как можно улучшить обслуживание покупателей в период праздничных дней»

Подобный обзор поставленных целей также позволит убедиться Вам в том, что они:

реалистичны и конкретны , а также в том, что сотрудникам может понадобиться дальнейшее развитие или обучение в течение дня.

Заключение - призыв

Призыв к действию. Необходимо, как можно больше энтузиазма вдохнуть в сотрудников перед началом работы…

Возможные проблемы

Необходимо, чтобы Вы заранее планировали возможность возникновения, каких – либо проблем. Типичные проблемы, которые могут возникнуть во время проведения собрания смены, следующие:

• Неправильный выбор места проведения собрания. Вы должны выбирать место проведения собрания, которые лучшим образом подходили бы для разрешения вопросов, возникающих у Ваших сотрудников или обсуждения основных тем, подготовленных Вами к данному собранию. Например, если основной темой проведения собрания является качество обслуживания покупателей на кассе – проводите собрание возле ящика ККМ.
• Отклонение от темы обсуждения . Если Вы будете строго соблюдать структуру проведения собрания, то сможете избежать возможных отклонений от темы. Если отклонения все же произошли, Вы должны постараться вернуться к основной теме обсуждения. Например:
• «Светлана, это очень интересная мысль и мы ее обсудим завтра на собрании, а сейчас нам необходимо вернуться к тому, чтобы обсудить эффективные способы обслуживания нашего покупателя во время праздничных дней».
• Слишком много основных тем обсуждения . Если Ваши сотрудники будут перегружены информацией, то они будут в замешательстве и не смогут запомнить основные вопросы. Основных тем обсуждения в идеале должно быть не более 3-х. Если при обсуждении данной темы Вам необходимо использовать ролевую игру или демонстрацию какого- либо навыка или процедуры, то отведите на одно собрание только одну тему для обсуждения.
• Сотрудники, отстающие в своей работе от других . Вам не следует публично критиковать или ругать таких сотрудников. Сразу, после окончания собрания, обсудите проблему сотрудника с ним наедине.

Дорогие коллеги, мы надеемся, что данная статья будет для Вас полезна. Что Вам понравилось больше всего? Что захотелось применить? Напишите нам отзыв или оставьте интересующие Вас вопросы.

Отслеживайте новые статьи, получайте результат!

С уважением, команда Diamond-training

Несмотря на то, что многие собрания являются пустой тратой времени, так быть не должно. Ниже приведены некоторые рекомендации относительно того, как провести эффективное собрание.

• Составьте повестку дня. Повестка дня это ваш путеводитель на собрании, который покажет вам и другим участникам, что вы должны обсудить. Наличие повестки дня значительно повышает эффективность собрания, потому что другие участники могут заранее подготовиться к нему.
• Начинайте вовремя и завершайте вовремя (или даже раньше). Уважайте участников собрания, начинайте и завершайте его вовремя. Исключение составляют случаи, когда все участники собрания настаивают на том, чтобы продлить его.
• Проводите менее частые, но более эффективные собрания. Проводите собрание лишь тогда, когда это действительно необходимо. Избегайте "неизменных" собраний, наподобие: "Мы будем собираться каждый вторник в два часа дня". Эти собрания ради собраний не будут иметь четко определенной цели. Но когда вы все же организовываете собрание, заранее подготовьте повестку дня и разошлите ее предполагаемым участникам. Если же все вопросы были решены до собрания, отмените его. Поверьте, вам будут благодарны за это!
• Думайте, кого включить, а не кого исключить. Приглашайте на собрание не всех сотрудников, а только тех, кто действительно имеет отношение к рассматриваемому вопросу. После этого убедитесь, что всем приглашенным известно, почему им следует прийти и чего от них ждут на собрании. Это поможет им подготовиться соответствующим образом и собрать необходимую информацию.
• Не отвлекайтесь. Не позволяйте участникам собрания отходить от заданной темы, даже если они предлагают обсудить действительно интересные вопросы. Также придерживайтесь тех временных рамок, которые вы определили для каждого пункта повестки дня. Отходите от намеченного плана только с разрешения и согласия всей группы.
• Отмечайте, что нужно сделать. По ходу собрания определяйте, что нужно делать, и сразу же договаривайтесь, кто этим займется. Кроме того, через некоторое время вам нужно будет убедиться, что эта работа действительно выполняется.
• Получите обратную связь. Обратная связь - это завтрак чемпиона. Она говорит вам не только о том, что вы сделали правильно, но и о том, что вы сделали неправильно, и как можно сделать последующие собрания более эффективными. Попросите участников собрания предоставить вам откровенную ооратную связь - в устной или письменной форме, а затем проанализируйте ее и извлеките для себя уроки на будущее.

Реальный мир

Как заметил однажды Питер Друкер, "Можно или работать, или проводить собрание, но не то и другое одновременно" (Peter Drucker, The Effective Executive (New York: HarperCollins, 1993)). Чтобы извлечь максимальную пользу из собрания, в котором вы участвуете, играйте активную роль. Если остальные участники не проявляют особого энтузиазма, возьмите инициативу в свои руки. Подведите итоги осуждению и предложите следующий шаг: "Кажется, мы уже обсудили этот вопрос и высказали по нему свое мнение. Может быть, давайте примем решение?" или "Салли, я думаю, что Джон согласен с тем, что вы говорите, но просто хочет выяснить, как мы можем избежать подобной ситуации в будущем". Если вы выскажете то, что думают- но не решаются сказать сами - другие участники, вы займете положение лидера, и остальные, как правило, будут вам благодарны. Когда обсуждение закончилось, скажите, что если нет возражений, вы все вернетесь к своей работе. Уважение группы и ее времени начинается с уважения к себе и вашему времени. Готовьтесь. Подготовка к предстоящему собранию не отнимет много времени, зато сделает его намного более продуктивным. Продумайте вступительную речь, в которой кратко изложите причину собрания, а также опишите решения или действия, которые должны последовать после него.

Удивляет, что иногда требуется фотограф , который на своем сайте готов разместить "Критику теории насилия". Богата земля русская.
Философ Игорь Чубаров о добавочной стоимости насилия, преследовании за ложь и принуждении к истине. Теория критики насилия отличается от теории насилия прежде всего тем, что она не оправдывает насилие, не пытается его объяснить с точки зрения какой-либо частной, специальной науки,… http://color-foto.com/category/lecture/

Продукция Алюминиевые радиаторы в Челябинске. Выбор оборудования для частного и многоквартирного дома. Строительные болты с гайками и шайбами по ГОСТ р 53643-2006 нужны всегда Ручки Parker Комната по-новому - остекленная лоджия Электродвигатели асинхронные Как выращивают кофе Современные технологии защиты и балластировки трубопроводов с применением скального листа и мягкого силового пояса