Запись в трудовой книжке по собственному желанию. Запись в трудовой книжке: увольнение по собственному желанию

Обязательным действием работодателя при расторжении отношений с трудящимся является внесение увольнительной записи в трудовую книжку – главный документ, свидетельствующий о трудовых периодах владельца и занимаемых должностях. В статье расскажем, как внести запись об увольнении в трудовую книжку, дадим образец оформления.

Запись выполняется последним рабочим днем увольняемого. При совершении данного действия кадровому специалисту или другому ответственному за этот шаг лицу необходимо точно соблюдать установленные правила заполнения.

Для этой цели Минтруд подготовил специальную инструкцию, утвержденную постановлением 69 от 10.10.03, последняя редакция которого пришлась на 31.10.16. Данная инструкция четко оговаривает правила отражения различных записей в книжке трудового типа, включая и порядок внесения увольнительных сведений.

Как внести запись об увольнении

Главной бумагой, выступающей основанием для отражения увольнительной записи в трудовой книжке, является приказ руководителя, в котором четко обозначается причина, основание, пункт ТК РФ, дата увольнения. Приказ можно брать за основу для внесения записи, если он содержит заверительную подпись руководителя. С приказом, кроме того, должен быть ознакомлен увольняемый под роспись.

При отсутствии желания или возможности у последнего подписываться в знак ознакомления с предстоящим событием должен быть составлен соответствующий акт.

Для каждой записи требуется заполнить четыре графы:

Особенности внесения записей

Запись не должна содержать сокращений, аббревиатур. Все слова вносятся полностью, включая также такие слова, как «пункт», «статья», указываются в полном виде наименования организаций, должностей, профессий, нормативных документов. Формулировка основания увольнения должна четко соответствовать ТК РФ с указанием номера пункта и статьи, где она прописана.

После увольнительной записи вносится подпись представителя руководства компании или ответственного лица, на которого возложены функции по ведению трудовых книг. Данная подпись заверяет все внесенные ранее записи по данному месту работы. Если у работодателя присутствует печать, она ставится рядом с подписью заверителя.

Далее заполненный документ передается увольняемому для проверки, ознакомления и постановки подписи. Если работник не может выполнить данное действие в день увольнения (отказывается, отсутствует), то работодателю нужно уведомить его о необходимости явиться в организацию и забрать свой документ либо дать свое согласие на почтовое отправление. Последним способом передачи трудовой книжки владельцу можно воспользоваться, если последний дал на то свое согласие.

Если основание записи – смерть работника, то трудовая книжка выдается ближайшим членам его семьи.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Особенности внесения записи при увольнении по собственному желанию

Такое основание используется, когда сотрудник за установленный период предупреждения заявляет работодателю в письменном виде о своем личном желании завершить действие трудового соглашения. В своем заявлении трудящийся может не указывать конкретную причину данного желания, главное написать, что причина увольнения – собственная инициатива работника.

Заявитель дорабатывает положенный период (при бессрочном соглашении -14 дней), в последний день периода предупреждения формируется приказ об увольнении с последующим утверждением директором, на его основании в трудовую книжку вносится кадровиком увольнительная запись:

• В гр.1 – проставляется следующий по порядку номер;
• В гр.2 – вносится дата из приказа Т-8;
• В гр.3 – переносится формулировка из п.3 ч.1 ст.77;
• В гр.4 – приводятся реквизиты документа-основания для отражения данной увольнительной записи.

Если работник и работодатель договариваются о досрочном расторжении договора и определяют конкретную дату в устной форме или в письменном соглашении, то основанием для увольнения уже будет не инициатива трудящегося, а соглашение сторон из п.1 ст.77.

Порядок аннулирования записи

Если внесенную запись нужно аннулировать, то сделать это вправе тот работодатель, который эту запись произвел. Данное лицо обязательно готовит приказ об аннулировании увольнительной записи. Читайте также статью: → “ ». Приказ утверждается руководителем, после чего выступает основанием для отражения новой аннулирующей записи в книжке работника:

• В гр.1 ставится номер, идущий за последним, указанным строкой выше;
• В гр.2 ставится дата отражения данной записи;
• В гр.3 фиксируется формулировка «запись за номером __ не действительна»;
• В гр.4 указываются реквизиты приказа, выступившего основанием для отражения данной записи.

Аннулирование записи может потребоваться, когда оформлен приказ, заполнена книжка соответствующей записью, а сотрудник в последний день передумал завершать свою трудовую деятельности в данной компании. Однако данный случай неоднозначен, ведь запись была внесена верно, и причин для ее аннулирования нет.

В данной ситуации будет целесообразнее не аннулировать сделанную запись, а внести новую – о приеме на прежнюю должность.

Также поводом для аннулирования может стать необходимость восстановления незаконно уволенного сотрудника, который позже подал жалобу в соответствующий надзорный орган для защиты своих прав. Аннулировать запись придется и при допущении ошибок самим кадровиком.

Внесение изменений после увольнения

Чтобы изменить существующую запись, необходимо издать соответствующий приказ и внести новой строкой отдельную запись. Нельзя вносить исправления путем зачеркивания неверных данных, их корректировки специальными средствами.

Независимо от причины изменений в книжке под последней записью проставляется следующий по порядку номер. Вносится день заполнения, после чего заполняется третья графа формулировкой о том, что определенная запись признается не действительной. При этом нужно указать номер некорректной записи. Далее прописываются верные сведения.

• Если причина внесения изменений – восстановление работника, то фраза о недействительности ранее выполненной записи дополняется формулировкой «восстановлен на прежней работе».
• Если причина изменений – неверно указанное основание для увольнения, то также говорится о том, что ранее выполненная запись не действительна, после чего вносится формулировка верной записи.

В последней графе приводятся данные о распорядительном документе, в котором закреплено решение о восстановлении или изменении основания увольнения.

Исправить некорректно отраженную запись вправе тот работодатель, который внес ее в трудовой документ уволенного. Данное действие может выполнить и новый работодатель, если прежний предоставил соответствующий официальный документ.

Пункты статей и причины для увольнения

Таблица увольнительных записей по общим основаниям поможет правильно сделать запись:

В статье подробно рассказано, как оформить запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию сотрудника, в какие сроки ее сделать по правилам 2019 года, приведен образец записей на все случаи жизни.

Как вносить записи в трудовую книжку в 2019 году

Записи в трудовой книжке при увольнении в 2019 году, образец которых мы приведем ниже, вызывают много вопросов у работодателей. Разобраться с этими вопросами помогут нормативные документы:

1. Инструкция по заполнению (утверждена Постановлением Минздравсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69);
2. Привила ведения и хранения (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Второе – в трудовой книжке не допускаются сокращения. Однако в записях до 2003 года сокращения все же могут встречаться. Исправлять их не нужно.

Третье – сами записи нужно делать аккуратно. При этом следует использовать перьевую, гелевую или шариковую ручку. Чернила в них должны быть световодостойкие. Цвета – черный, синий или фиолетовый.

Запись об увольнении в трудовой книжке

Записи отразите в разделе «Сведения о работе» так (образец ниже):

• графа 1 - порядковый номер записи;
• графа 2 - дата увольнения – это последний день работы сотрудника. А если, например, сотрудник взял отпуск с последующим увольнением? Тогда последний день его отпуска и будет датой увольнения.
• графа 3 - причина увольнения. Сделайте ссылку на пункт, часть статьи ТК РФ;
• графа 4 - дата и номер документа, на основании которого внесена запись об увольнении.

Ответственность за не внесение записей в трудовую книжку

За несвоевременное внесение записи в книжку об увольнении в 2019 году предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф составляет от 30 000 до 50 000 руб.

А сотрудника, ответственного за ведение книжек, можно привлечь и к дисциплинарной ответственности (ч. 1 и 4 ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 192 ТК РФ).

(другими словами, по инициативе работника) - одно из самых распространенных оснований расторжения трудового договора. Инициатива прекращения трудовых отношений исходит от работника и не предполагает ее одобрения работодателем, ведь нельзя заставить человека трудиться против его воли. Однако и при увольнении по собственному желанию необходимо соблюдать определенные правила.

Порядок увольнения по собственному желанию

Порядок увольнения по собственному желанию предполагает, прежде всего, написание работником заявления на увольнение. В заявлении указывается дата увольнения и его основание («по собственному желанию»), оно должно быть подписано работником с указанием даты составления.

Указывать в заявлении причину увольнения по собственному желанию необязательно. Однако если обстоятельства требуют уволиться , то причину указать необходимо, к тому же работники кадровой службы могут попросить подтвердить её документально. В остальных случаях достаточно фразы "прошу уволить меня по собственному желанию такого-то числа".

После того, как заявление на увольнение передано в кадровую службу, составляется приказ об увольнении. Обычно используется унифицированная форма такого приказа (), утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1. В приказе необходимо сделать ссылку на ТК РФ, а также привести реквизиты заявления работника. Работника нужно ознакомить с приказом об увольнении под роспись. Если приказ невозможно довести до сведения увольняемого (он отсутствует или отказался ознакомиться с приказом), то на документе делается соответствующая запись.

Сроки увольнения по собственному желанию

По общему правилу, закрепленному в , работник должен предупредить работодателя о предстоящем увольнении не позднее чем за две недели. Течение этого срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления об увольнении.

Однако так называемый двухнедельный срок отработки может быть сокращен по соглашению между работником и работодателем. К тому же, закон не обязывает работника в течение срока предупреждения об увольнении находиться на рабочем месте. Он может уйти в отпуск, на больничный и т.п., при этом сроки увольнения не изменятся.

Из общего правила о двухнедельной отработке есть законодательно закрепленные исключения. Так, при увольнении в период испытания срок предупреждения об увольнении составляет три дня, а при увольнении руководителя организации - один месяц.

Расчет при увольнении по собственному желанию

Расчет при увольнении по собственному желанию , так же как и по другим основаниям, должен быть произведен в день увольнения, то есть в последний день работы. Расчет при увольнении предполагает выплату всех причитающихся работнику сумм: заработной платы, компенсации за неиспользованные отпуска, выплат, предусмотренных коллективным и трудовым договором. Если увольняемый сотрудник использовал отпуск авансом, производится перерасчет выплаченных отпускных, соответствующая сумма удерживается из заработной платы при окончательном расчете.

В случае если работник в день увольнения отсутствовал на работе и не смог получить расчет, он вправе обратиться за ним в любое другое время. Причитающаяся ему сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после обращения.

Увольнение по собственному желанию в период отпуска

Уволиться по собственному желанию в период отпуска закон не запрещает. Такой запрет предусмотрен лишь для увольнения по инициативе работодателя. Работник же вправе написать заявление об увольнении, будучи в отпуске, или отнести на период отпуска дату предполагаемого увольнения.

Если работник хочет подать заявление об увольнении, находясь в отпуске, отзывать его из отпуска не требуется

Также сотрудник может уволиться по собственному желанию после использования отпуска. Отметим, что предоставление отпуска с последующим увольнением - это право, а не обязанность работодателя. В случае предоставления такого отпуска днем увольнения считается последний день отпуска. Однако для целей расчетов с работником последним днем работы в этом случае является день, предшествующий началу отпуска. В этот день следует выдать работнику трудовую книжку и произвести все необходимые выплаты. Это своеобразное исключение из общего правила, приведенного , подтверждаемое .

Увольнение по собственному желанию во время больничного

Уволиться по собственному желанию во время больничного можно. запрещает такое увольнение только по инициативе работодателя.

Работник вправе подать заявление об увольнении в период временной нетрудоспособности. Также может возникнуть ситуация, когда на период больничного попадает оговоренная ранее дата увольнения. В этом случае работодатель оформит увольнение в день, указанный в заявлении на увольнение, при условии, что работник это заявление не отзывал. Самостоятельно изменять дату увольнения работодатель не вправе.

В последний день работы, даже если он приходится на период больничного, работодатель производит окончательный расчет, издает приказ об увольнении, в котором делает пометку об отсутствии работника и невозможности ознакомить его с приказом. За трудовой книжкой работник явится после выздоровления либо, с его согласия, она будет направлена ему почтой. Все причитающиеся работнику суммы будут ему выплачены

Трудовая книжка до сих пор является главным документом для фиксации стажа и прохождения этапов трудовой деятельности. В неё записывают данные о приёме на работу, перемещении по должности, изменении квалификации, благодарности и награждения. Одними из самых ответственных информационных характеристик, размещаемых в трудовой книжке, являются записи об увольнении.

Основные правила выполнения записи об увольнении

Записи в трудовую книжку об окончании трудового договора вносятся в строгом соответствии с трудовым законодательством. Общие правила их ведения зафиксированы в двух основополагающих нормативных руководствах:

1. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003).
2. В Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003).

В записи принципиальное значение имеет ссылка на причину для увольнения. При указании такого основания не допускается никаких отступлений от буквы закона. Записи должны составляться в строгом соответствии с изложением оснований для увольнения, размещённых в ст. 84.1 ТК РФ.

Запись заносится в день совершения изменения в трудовой деятельности сотрудника. Это установочное положение тем более касается такой принципиально важной для любого трудящегося записи, как фиксация увольнения. Запись требуется выполнять день в день с подписью приказа об увольнении. Единственным исключением из этого правила является прекращение трудового договора по причине смерти работника, когда необходимо дождаться получения свидетельства о смерти.

Трудовые книжки являются бланками строгой отчётности. Исходя из этого факта составлены деловые инструктивные правила требующие неукоснительного соблюдения порядка их заполнения, учёта и хранения. Они изложены в шестом разделе Правил, где предписано ведение двух журналов по их учёту:

1. Приходно-расходную книгу, где фиксируются сведения по приобретению и расходу трудовых книжек.
2. Книгу движения трудовых книжек, в которую вносятся все данные о трудящемся: Ф.И. О., должность занимаемая по штатному расписанию, разряд, категория время принятия на работу, этапы продвижение по службе, имеющиеся взыскания, награждения, время и причины увольнения.

В крупной фирме оформлением и хранением трудовых книжек ведает отдел кадров. Но если у небольшой организации или у ИП нет подобной службы, то её функцию исполняют назначенные приказом по предприятию ответственные лица или сам ИП (п. 45 Правил).

Особенности оформление записей в зависимости от причины увольнения

Главную трудность при выполнении записи об увольнении вызывает фиксация её причины. В реальной жизни причин для увольнения может быть очень много, от «не сошлись характерами» до «переезда в другую область». В ТК на этот счёт имеется список со строго очерченными формулировками, изложенными в ст. 84.

Здесь выделяется тринадцать основных причин для увольнения:

1. По договорённости сторон.
2. В связи с окончанием срока действия договора.
3. По желанию самого трудящегося.
4. По инициативе работодателя.
5. Из-за перевода на другую работу.
6. При избрании члена коллектива на выборную должность.
7. Когда сотрудник не желает продолжать трудовые отношения из-за нежелательных для него изменений в условиях работы или смены владельца фирмы.
8. Из-за нежелания работника оставаться в подвергшемся реорганизации предприятии с другими условиями трудовых отношений, или при смене подчинённости.
9. По состоянию здоровья, когда члену трудового коллектива становится физически невозможно работать на прежнем месте, а должностью с более лёгкими условиями фирма не располагает.
10. Когда сотрудник сам не хочет переходить на предложенную ему на предприятии должность, доступную ему по физическим данным.
11. В связи со сменой месторасположения компании и отказе сотрудника переезжать в другой регион.
12. Из-за невозможности продолжать трудовые отношения по причинам, не зависящим от воли обеих сторон (призыв на воинскую службу, осуждение по судебному приговору, смерть и другое). Практически все указанные ситуации расписаны в ст. 83 ТК РФ.
13. В связи с выявленными нарушениями ранее заключённого договора, которые уже невозможно исправить.

Как видим, оснований для увольнения имеется много. Но ещё больше существует формулировок, которые нужно излагать в чётком соответствии с положениями ТК и с указанием конкретного пункта статьи ТК РФ, являющегося основанием для увольнения.

Увольнение по собственному желанию

Это основание применяется чаще всего, так как является наиболее удобным для работодателя в материальном и правовом аспектах.

Для записи здесь применяются два варианта:

1. «Уволен по собственному желанию»;
2. «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

Первый вариант следует требованиям пункта 5.2 Инструкции Минтруда № 69, а второй соответствует положениям ст. 84.1 ТК РФ. Оба способа записи вполне корректные и в юридическом плане идентичные. После написания основания увольнения помещается ссылка на пункт 3 ст. 77 ТК РФ.

В настоящий период законодатель требует, чтобы запись об увольнении заверялась самим работником. Для удостоверения своего ознакомления с записью он обязан просто подписаться ниже подписи служащего отдела кадров или сначала написать слово «ознакомлен» и подписаться. Эти варианты постоянно обсуждаются специалистами, которые никак не могут прийти к единственному решению.

Основанием увольнения по собственному желанию является п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

При увольнении по собственному желанию работники нередко получают установленные законодательством льготы. Наиболее распространёнными условиями для получения таких доплат являются:

• увольнение для ухода за ребёнком возрастом до 14 лет;
• увольнение, когда один из супругов переезжает трудиться в далёкий от предприятия регион.

При возникновении особых обстоятельств дополнительно к основной записи указывается и эта причина увольнения (п. 5.6 Инструкции Минтруда).

Увольнение по инициативе работодателя

Выделяют пять оснований, по которым трудящийся увольняется по инициативе со стороны работодателя (ст. 81 ТК РФ):

1. Завершение деятельности фирмы.
2. Появление нового собственника компании.
3. Сокращение коллектива.
4. Грубые нарушения дисциплины и охраны труда.
5. Систематическое пренебрежение добросовестным выполнением своих рабочих обязанностей.

Хотя список оснований для расставания с сотрудником на этом не исчерпывается. Тут также можно в третьей графе книжки записать «уволен» или «трудовой договор расторгнут». Оба варианта верны и могут применяться на одинаковом правовом основании.

Увольнение в связи с сокращением штатов является одним из наиболее распространённых случаев увольнения по инициативе работодателя

Таблица: наиболее распространённые формулировки, применяемые при увольнении по инициативе работодателя

Увольнение по состоянию здоровья

Увольнение по причине ухудшения здоровья возможно как по желанию самого трудящегося, так и по инициативе работодателя. Запись при увольнении, вызванном по желанию самого работника, в этом случае идентична записи при увольнении по собственному желанию.

Правда, тут есть один существенный нюанс - если руководитель заинтересован в том, чтобы сотрудник остался, он вправе потребовать написать о причинах своего решения и попросить подтвердить документально уровень своего здоровья. Тогда, при получении медицинского заключения, подтверждающего невозможность дальнейшей работы, для предприятия проще и экономически выгоднее запись оформить как увольнение по собственному желанию.

А вот при увольнении по инициативе работодателя в зависимости от конкретной ситуации возможны различные способы выполнения записи. В любом случае работодатель вначале обязан предложить сотруднику должность, с которой тот может справиться исходя из своего физического состояния. Работник должен в письменном виде отказаться от предложенного места, а уже после этого на основании своего несогласия с позицией работодателя он может быть уволен.

В записи об увольнении по состоянию здоровья должно быть указано, что работник отказался от предложенной ему, подходящей по уровню его здоровья, должности

Запись будет выглядеть следующим образом:

Трудовой договор прекращён в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в связи с медицинским заключением, пункт 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

А вот когда у работодателя нет такой должности, с которой мог бы справиться сотрудник исходя из своих физических возможностей, тогда в трудовой оставляется запись следующего содержания:

Трудовой договор прекращён в связи с отсутствием у работодателя работы, необходимой работнику в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Увольнение по переводу

Законом предусмотрено два пути для перевода на другую фирму (п. 5 ст. 77 ТК РФ):

• по желанию самого работника;
• по инициативе работодателя, но с согласия работника.

В зависимости от от вариаций этого основания и вносится подходящая запись (п. 6.1 Инструкции Минтруда). Следует обратить внимание - при поступлении на работу в указанную при увольнении фирму также обязательно подчёркивается, что идёт речь о приёме по переводу. При этом уточнение того, что перевод осуществляется по желанию сотрудника или с его согласия в записи не отображается.

Увольнение по переводу может быть как по просьбе работника, так и по инициативе работодателя

Увольнение сотрудника, работающего по временному трудовому соглашению

Приём на работу оформляется стандартным образом, а вот при увольнении запись в трудовой книжке несколько отличается. Здесь она имеет следующий вид:

Уволить в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового договора Российской Федерации.

Увольнение в связи со смертью

Смерть фиксируется исключительно на основании юридических документов: свидетельства о смерти или постановления суда о признании пропавшего человека умершим.

Приказ и запись об увольнении здесь составляются не сразу, а на основании полученных свидетельства или решения. В приказе и записи нельзя употреблять слово «уволить», так как уволить можно только живого человека. Вместо этого нужно написать:

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника, пункт 6, части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

В трудовой книжке в данном случае необходимо писать о прекращении трудового договора, а не об увольнении

Трудовая книжка выдаётся одному из близких родственников покойника или высылается по почте заказным письмом. При личной выдаче от получающего лица требуется расписка.

Заверение записи в трудовой книжке

Запись об увольнении заверяется двумя подписями и печатью. Согласно п.10 Правил записи об увольнении подписываются:

• работодателем или служащим, отвечающим за ведение трудовых книжек;
• увольняемым работником.

Обычно, когда работодателем является индивидуальный предприниматель, он сам заверяет запись, так как специального служащего для этого в штате ИП чаще всего не предусмотрено.

В ситуации, когда работник увольняется из более или менее крупной фирмы, запись теоретически имеет право подписать её руководитель. Практически на фирме издаётся приказ которым назначается ответственный за ведение трудовых книжек. Он на полном правовом основании подписывает запись в трудовой книжке. Если сложилась такая ситуация, что именно в момент увольнения такое ответственное лицо находится в отпуске или на больничном, то возможны два варианта:

• запись подписывает назначенный приказом временно исполняющий обязанность;
• подпись делает сам руководитель предприятия.

Подпись оформляется в соответствии с ГОСТом 6.30 (Унифицированная система организационно-распорядительных документов). Она включает:

• название должности подписывающего;
• саму роспись;
• Ф. И. О.

При этом должность и Ф.И. О. подписавшегося лица должны быть выписаны полностью без всяких сокращений. Например, нельзя вместо «индивидуальный предприниматель» писать «ИП».

Ниже подписи ответственного лица помещается подпись увольняемого сотрудника. Она делается аналогично предыдущей подписи, по всем правилам. Нельзя, чтобы был всего лишь непонятный росчерк пера.

И также не допускается, чтобы подпись работника стояла рядом с подписью ответственного лица. Она должна помещаться только ниже.

Перед подписью работника его рукой ставится запись «ознакомлен» или «с записями ознакомлен».

Подписи заверяются печатью. Ранее запись в трудовой книжке можно было заверять печатью организации или печатью отдела кадров. Однако, согласно п. 35 распоряжения Роструда с 2008 года заверять подписи разрешается исключительно печатью предприятия.

При установлении оттиска печати необходимо соблюдать следующие правила:

• печать не должна закрывать подписи и другие строчки, мешая их прочтению;
• оттиск должен слегка касаться записи должности увольняемого работника;
• печать должна быть не размазанной и читаемой.

Исправление и замена записей

Имеются законодательно установленные правила, регулирующие изменение записи в трудовых книжках.

Исправления сведений о работнике

Изменения в наименовании владельца трудовой книжки осуществляются на основании сведений из документов, удостоверяющих его личность. Они помещаются на титульную страницу путём зачёркивания старых строчек и вписывания рядом с зачёркнутыми данными новых записей. Прежние данные зачёркиваются тонкой сплошной чертой для возможности их прочтения. На внутреннюю, пустую, страницу обложки помещается запись названия документа, на основании которого произошло изменение личных данных. Обязательно фиксируются реквизиты документа. Под этой записью ставится подпись ответственного служащего или подпись работодателя. Она заверяется фирменной печатью. Ставить печать отдела кадров запрещается.

При изменении сведений о работнике старая запись аккуратно перечёркивается одной чертой, а на обороте вписывается основание для изменения

Следует особо подчеркнуть, что всё написанное на титульном листе можно только менять и категорически запрещается исправлять. Книжку с неправильно заполненным титульным листком необходимо в обязательном порядке менять, как недействительную и регистрировать новую . Стоимость её приобретения должен возместить сам работодатель, а испорченный экземпляр подлежит уничтожению.

Изменение сведений о трудовой деятельности

Все неправильные сведения при соблюдении определённых условий разрешается исправлять. Эти исправления осуществляются на фирме, кадровики которой ошиблись при оформлении записи, или на другом производстве на основании документов, присланных с первой работы. Если прежнее предприятие было реорганизовано, то документ обязан предоставить его правопреемник. А если старая фирма закрыта или ИП закрыл свой бизнес, то исправления производит новый работодатель.

В отличие от изменений на титульном листе записи об изменяемых сведениях о работе зачёркивать нельзя. Для их исправления вносятся дополнительные верные записи, где указывается, что старые записи нужно считать недействительными. С применением аналогичного метода изменяются сведения об ошибочно произведённом увольнении. Записи, в которых указывается на ошибки в старых записях и вписывается их новая редакция, выполняются ниже последней из прежних записей.

Записи об изменениях сведений о работе помещаются под последней записью в трудовой книжке со сквозной нумерацией

Осуществление корректирующих записей выполняется в следующем порядке:

• в первой графе ставится порядковый номер записи;
• во второй графе фиксируется дата внесения новой записи;
• в третью графу вписывается фраза «Запись за номером «н» считать недействительной» и ниже её делается верная запись;
• в четвёртой графе ставится дата и номер приказа, в соответствии с которым производится новая запись.

Запись о признании старой записи увольнения недействительной и ссылка на приказ по восстановлению на прежней фирме выполняется аналогичным образом:

• в графе три помещается фраза «Запись за номером «н» недействительна, восстановлен на прежней работе»;
• в графу четыре вписывается номер и дата приказа о восстановлении на работе.

Условия хранения книжек

Процедура хранения регулируется п. 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек». Ответственным за сохранность этих ценных документов по закону является работодатель. Если работодателем считается индивидуальный бизнесмен, то вся ответственность ложится на его плечи. Ответственного за хранение по организации назначает руководитель этого предприятия своим распоряжением. На небольшой фирме этот пост занимается бухгалтером, а на солидном - служащим отдела кадров.

Трудовые книжки, являясь бланками строгой отчётности, по закону обязаны сберегать в сейфах или прочных несгораемых металлических боксах. Ежемесячно ответственная за их хранение персона обязана составлять отчёт об имеющихся экземплярах, а также представлять данные о покупке новых бланков. Если имеются неправильно составленные книжки, подлежащие списанию, то к отчёту прилагается акт об их уничтожении.

Учёт фиксируется в журнале, который называется «Книгой учёта движения трудовых книжек».

Выдача трудовая книжки на руки возможна исключительно:

• работнику при увольнении;
• родственнику умершего работника.

Увольняемому сотруднику трудовая книжка вручается точно в день приказа об увольнении. При неявке трудящегося по каким-либо причинам за её получением, ему по почте направляется уведомление о необходимости забрать свою книжку. С предприятия или предпринимателя снимается всякая ответственность за задержку выдачи трудовой книжки со дня отправления уведомления.

Невостребованные трудовые книжки сберегаются на фирме в течение 75 лет. Этот же срок хранения предусмотрен для «Книги учёта движения трудовых книжек».

Для всех остальных причин, кроме смерти и увольнения, по просьбе работника выдаются заверенные копии или выписки.

Правда, согласно изменениям в Правилах ведения и хранения книжек с 01.01. 2015 разрешается выдать книжку работнику по его письменному заявлению на три дня для обращения в орган социального страхования. Работник может оставить книжку в органе социального страхования, но обязан вернуть её в течение трёх дней после получения в этом органе.

Порядок записи в трудовой книжке об увольнении регулируется законодательными документами и должен строго соблюдаться. Правильное оформление этой записи гарантирует отсутствие ошибок и позволяет избежать создания конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Увольнение по инициативе работника (по его собственному желанию) - традиционно самое распространенное основание для расторжения трудового договора. Несмотря на кажущуюся простоту оформления, у специалистов нередко возникают вопросы, как правильно отразить эту запись в трудовой книжке работника. Разберем ситуации, в которых допускаются ошибки, чтобы их избегать.

Увольнение по инициативе работника

• «уволен по собственному желанию, Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «уволен по инициативе работника, Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор расторгнут по собственному желанию, Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор расторгнут по инициативе работника, Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор прекращен по собственному желанию, Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «трудовой договор прекращен по инициативе работника, Трудового кодекса Российской Федерации».

Кроме того, любую из этих формулировок можно дополнить указанием на причины, с которыми связывается предоставление работнику льгот и преимуществ.

Вносится запись об увольнении в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки или вкладыша в нее.

Затем все произведенные в этой организации записи заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.

Ниже расписывается сам работник — владелец трудовой книжки (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).